Assistant(e) de direction f/h

Description de la mission

Au sein de la Direction Régionale Lorraine, l'emploi assure prioritairement l'assistance administrative et logistique du Directeur Régional, du Directeur délégué et des membres du CODIR.


Ses principales missions seront les suivantes :
- Appui à la gestion des agendas du Directeur voire membres CODIR (Comité de direction), organisation de leurs déplacements, prise de rendez-vous, organisation de réunions, filtrage éventuel de ligne téléphonique,
- Enregistrement et traitement du courrier à destination des Directeurs et membres du CODIR,
- Commandes des membres du CODIR : création des demandes d'achats, réception des prestations, facturation, suivi et relances à toutes les étapes du processus,
- Assurer un lien avec l'ensemble des services et interlocuteurs pour une bonne circulation de l'information et de la documentation,
- Mise en forme de courriers,

- Contribution ou appui à l'organisation d'évènements (séminaires CODIR ou CODIR-EL, Comité Management) ou d'accueil de VIP interne/externe

- Organisation logistique des événements de la direction (séminaires, comités de management...)

- D'autres missions transverses nécessaires à l'équipe du Bureau des affaires générales (équipe dont l'emploi dépend) pourraient être envisagées, comme par exemple la communication de l'équipe vers à vis des clients internes.

Autres missions complémentaires

- Equipier d'étage et Secouriste du Travail (voir formarteur(trice) SST selon profil)

- Administration des sharepoints CODIR et CODIR Elargi

- Affichage réglementaire du site de Cattenoz

- Gestionnaire des déchets du site de Cattenoz

Profil souhaité

Compétences attendues

- Le/la candidat(e) devra faire preuve d'une grande discrétion et respecter strictement la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles, avec une utilisation optimisée des outils bureautiques mis à disposition (Pack office, agenda électronique Outlook, Sharepoint/TEAMS, OneNote...).
- Des compétences en prise de notes, rédaction de documents, suivi de dossiers, classement, organisation de réunions et de déplacements, préparation d'activités de directeurs,
- Rigueur, sens du service et respect des délais demandés,
- Qualités éprouvées en matière de confidentialité, de relations, d'organisation du travail, de réactivité, de polyvalence, d'autonomie, de disponibilité et d'initiatives sont attendues,
- Une appétence avérée à l'usage des nouveaux outils collaboratifs (SharePoint, TEAMS...)
- Compétences en communication interne