Solidarites international recrute un(e) assistant(e) archiviste et conformité, paris, france

Solidarites International recrute un(e) Assistant(e) Archiviste et Conformité, Paris, France

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis près de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Principaux objectifs de l’alternance :

* Participer à l’efficacité des fonctionnements de l’ONG sur la gestion des archives
* Découverte, analyse et amélioration des procédures d’archivage de Solidarités International
* Développement d’outils et de modules de formation sur la gestion des flux d’archives
* Accompagner la transition numérique de l’archivage papier
* Acquérir des connaissances sur les processus d’audits et de redevabilité
* Assister la Chargée d’Audit Interne sur les tâches nécessaires au suivi de la conformité ainsi que sur la mise en œuvre des chantiers du service
* Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain)

Principales tâches :

* Appuyer le développement et la diffusion d’outils dédiés à une gestion efficace des archives
* Participer aux échanges avec le terrain sur la gestion des flux d’archives
* Avec le département logistique, réceptionner les archives du terrain arrivant au siège de l’ONG
* Contrôler la conformité des archives réceptionnées et faire un retour à la mission sur les problématiques rencontrées
* Assurer la manutention, l’aide au déchargement des camions de livraison, ainsi que la mise en carton et l’étiquetage des archives réceptionnées
* Organiser et ranger l’espace de stockage dédié aux archives
* Mettre à jour et optimiser les bases de données : enregistrement des mouvements de cartons en stock, intégration des nouvelles archives, etc.
* Communications avec le prestataire de stockage externe lors de commandes d’archives ou besoins d’externalisation
* Contribuer à la réponse aux audits externes et autres exigences de redevabilité en mettant à disposition les archives nécessaires lorsque requis par les responsables concernés
* Participer au développement de formations spécifiques à l’archivage dans une perspective de redevabilité
* Participer aux briefings des salariés sur les normes internes d’archivage
* Assister la Chargée d’Audit Interne sur les chantiers Archives du service
* Assister aux réunions et autres événements de la vie associative.

Apports de l’alternance :

* Pratique des techniques d’archivage physique et numérique (gestion de stock et de bases de données, archives historiques…)
* Développement des compétences en gestion de projet sur la transition numérique
* Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain
* Découvrir les différents métiers de l’humanitaire et avoir une première approche du fonctionnement d’une mission
* Appréhender les enjeux de redevabilité d’une ONG et y participer activement
* Connaître les exigences des bailleurs de fonds
* Contact direct avec le terrain
* Maîtrise des procédures internes
* Développement de l’autonomie et expertise sur les pratiques d’archivage.

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Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.


Expériences / Formation

* Formation ou expérience en métiers des archives et ressources documentaires (DUT, Licence professionnelle, etc.) de préférence
* Formation ou expérience dans la logistique et plus spécifiquement la gestion de stock appréciée
* Aptitude physique à la manipulation manuelle de charges
* Compétences rédactionnelles et de synthèse, en français et en anglais
* Maîtrise des outils bureautiques courants : Office (Word, Excel, Power Point), Internet et courrier électronique (Outlook)
* Capacité Planification et à mettre en place et suivre des procédures
* Rigueur et sens de l’organisation
* Esprit d’équipe et aisance relationnelle
* Autonomie et proactivité
* Sensibilité pour le secteur de l’associatif et l’humanitaire appréciée.
* Alternance basée au siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
* Contrat d’apprentissage en alternance de 12 à 24 mois
* Rémunération selon règlementation en vigueur
* Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
* Tickets restaurant à 8,90€ / jour effectif d’alternance, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60%
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