Vous assurerez la gestion courante des activités administratives du groupe l'Atelier, en support transversal aux équipes et aux services internes. Vous garantirez la fluidité des échanges, le bon suivi des dossiers et le respect des délais pour les tâches administratives, logistiques et de support.
- Accueil physique et téléphonique :
Accueil et orientation des visiteurs, clients, prestataires.
Réception des appels entrants et orientation vers les bons interlocuteurs.
- Gestion des courriels professionnels :
Supervision quotidienne de messageries professionnelles et assurance du tri et de la diffusion des messages.
Support logistique et matériel interne :
- Gestion des achats courants et recherche des meilleurs prestataires.
Suivi des pannes, demandes d'entretien, réservations diverses.
Maintenance des équipements et relation avec les prestataires pour interventions techniques ou contrats de maintenance.
Suivi des contrats d'entretiens et de maintenance et des abonnements.
- Suivi des licences informatiques :
Assistance sur le recensement des licences métiers utilisées.
Suivi des renouvellements et échéances.
Interface avec les services utilisateurs pour identifier les besoins.
Réception, traitement et suivi des factures associées.
- Gestion des contrats d'assurance multi risques et véhicules :
Ouverture, résiliation et renouvellement des contrats.
Suivi des déclarations de sinistres.
Réception des factures et vérification avant transmission à la comptabilité.
Mise à jour régulière du tableau de suivi des contrats.
- Gestion de la flotte automobile et moto :
Suivi des achats et ventes de véhicules.
Réalisation des démarches administratives.
Gestion des cartes carburant, documents de circulation.
Planification et suivi de l'entretien et des réparations.
Gestion des contraventions.
Suivi des prêts de véhicules internes.
- Organisation des déplacements professionnels :
Réservations (vols, hôtels, véhicules, parkings.).
Émission et suivi des bons de commande.
Transmission des éléments de voyage aux collaborateurs.
Collecte et envoi des justificatifs pour traitement comptable.
- Facturation fournisseurs :
Édition et suivi des factures fournisseurs.
Transmission et coordination avec le service comptable.
Vérification des justificatifs liés.
- Gestion du courrier :
- Archivage administratif
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