Le cabinet de conseil en recrutement In Quarto recherche pour le compte d'un contractant général, qui conçoit et réalise des bâtiments industriels, logistiques et tertiaires. Au niveau du secrétariat vos missions sont les suivantes :
- Accueil téléphonique et physique.
- Ouverture et dispatching du courrier.
- Rédaction de courriers, comptes-rendus de chantiers, télécopies, devis TCE, devis divers, bordereau d'envoi.
- Consultation + tableau comparatif sous-traitance.
- Classement.
- Tenue du répertoire téléphonique (adresse + tél + fax + e-mail).
- Etablissement des dossiers dommages ouvrage (copie des pièces + attestations assurance sous-traitants valables).
- Planning des travaux.
- Gestion des déplacements (réservation vol, hôtel, voiture).
- Fiche de synthèse des devis TCE par agence.
- S'assurer du retour du marché des sous-traitants.
- Transmission des documents au siège.
Au niveau comptable :
- Comptabilité générale : Vérification des factures fournisseurs dûment validées par la direction, Récapitulatif dépenses cartes mensuelles.
- Gestion des chantiers via notamment le logiciel T.C.E. Chantiers clés en main : Création d'un chantier, Répartition du prix de vente par corps de métier (répartition définie par le métreur).
- Commandes sous-traitants : Passation des avenants de travaux client/sous-traitants. Règlements sous-traitants (cumul H.T. à payer défini par le métreur). Facturation clients, taux d'avancement défini par le métreur. Transfert des règlements sous-traitants et de la facturation clients au siège. Gestion des retenues de garantie / des cautions bancaires. Production des états de suivi de chantiers (liste sous-traitants/chantier, liste des avenants, état d'avancement chantier), incluant la transmission des documents au siège.
- Chantiers « promotion » : La gestion de la construction seule est assurée par le logiciel T.C.E. La gestion du terrain, sa viabilisation et les ventes de lots de copropriété sont assurées hors T.C.E. (établissement d'un bilan prévisionnel réactualisé dès concrétisation d'un achat ou d'une vente).
- Diverses missions complémentaires : Echéancier & relances clients, Paiement fournisseurs hors TCE, Gestion des cautions bancaires émises.
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