Coordinateur-rice réservations meeting & event

CE QUE NOUS OFFRONS

Un environnement en pleine croissance, où vos idées comptent.

Des événements variés, du séminaire intimiste au gala prestigieux.

Une équipe passionnée et un cadre de travail stimulant.

VOS MISSIONS

1️⃣ Transformer chaque demande en opportunité

· Répondre à toutes les demandes clients sous 24h.

· Identifier les besoins et budgets pour concevoir des offres adaptées

· Appliquer correctement les tarifs définis et obtenir un contrat signé pour chaque confirmation.

· Suivre les dates d’option et relancer proactivement les clients.

2️⃣ Coordonner chaque détail

· Organiser les réunions de fonction et collaborer avec les équipes internes (banqueting, cuisine, housekeeping, réception).

· Assurer une communication fluide et des informations toujours à jour pour tous les responsables d’équipe.

· Compléter et vérifier rooming lists, attributions de chambres, redirections de charges, mémos de groupe.

3️⃣ Gérer une grande diversité d’événements

🎤 Événements d’entreprise : réunions, conférences, séminaires, lancements de produits…

🎉 Événements privés : anniversaires, fêtes de famille, mariages intimistes…

🎄 Événements internes : Noël, Nouvel An, brunchs à thème, soirées dinner show…

· Rechercher et réserver des prestataires (musiciens, animateurs, décorateurs…).

· Paramétrer et utiliser nos systèmes de réservation internes.

· Suivre et mettre à jour les réservations.

4️⃣ Assurer un suivi rigoureux

· Mettre à jour toutes les instructions de facturation, profils clients et prépaiements.

· Vérifier qu’une garantie est enregistrée pour chaque réservation.

· Contrôler les annulations et en analyser les raisons.

· Émettre les factures après événement et s’assurer de leur conformité.

5️⃣ Être le visage de l’événement

· Accueillir les clients le jour J et assurer un suivi sur place.

· Vérifier que les prestations correspondent parfaitement aux engagements.

· Gérer les réclamations et litiges en lien avec le responsable commercial.

6️⃣ Contribuer à l’excellence

· Former les nouveaux collaborateurs et suivre leur progression.

· Mettre à jour procédures, standards et supports de vente (site web, brochures…).

· Analyser les retours clients et proposer des axes d’amélioration.

· Préparer les affichages directionnels pour guider les invités.


Langues : Français et Anglais bilingues (Néerlandais ou autre langue = atout).

Expérience : en hôtellerie, idéalement en service commercial ou réception.

Qualités : proactif·ve, orienté·e satisfaction client, organisé·e et autonome.

Esprit d’équipe : à l’aise dans la collaboration interservices.