Mission :
Assurer la gestion administrative et financière au sein de l'équipe de direction du L2IT
Activités :
Assurer la gestion administrative et financière des déplacements des agents et des collaborateurs :
- Suivre et compléter les demandes d'ordre de mission dans l'application Etamine
- Valider les réservations de transport et d'hébergement dans l'application Notilus / Goelett
- Collecter et produire les pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'état de frais dans Notilus, et procéder à leur liquidation
- Assister les missionnaires dans leurs démarches
Assurer le suivi des projets/conventions de recherche :
- Etablir les états récapitulatifs financiers nécessaires au suivi des projets de recherche
- Collecter et produire les pièces justificatives des factures déclarées éligibles dans les projets de recherche
Assurer la gestion des achats :
- Engager les crédits dans les outils de gestion Geslab et Sifac en établissant les bons de commande
- Saisir les services faits
- Traiter les Workflows et les relevés d'opération (ROP)
- Assurer le suivi des commandes non soldées
Pour toutes ces activités confiées :
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières
- Rendre compte à son responsable de l'état d'avancement des dossiers
- Assurer une veille réglementaire
- Transmettre en interne les informations pratiques sur les procédures administratives et/ou sur l'évolution de la législation et ses conséquences
- Procéder à l'archivage des pièces comptables
- Suivre les formations proposées dans les domaines confiés, notamment sur les outils de gestion.
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