Secrétaire de direction

MISSIONS PRINCIPALES
La/le secrétaire de direction assure un soutien administratif transversal à la direction sur l'ensemble des établissements gérés par l'Association Vivre Ensemble. Elle/il contribue à la fluidité des échanges, à la coordination des informations et au bon fonctionnement des services.

1. Assistance à la direction
- Organisation des réunions (internes, partenaires, instances).
- Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes, convocations.
- Classement et archivage physique et numérique des documents administratifs.
- Interface avec les partenaires institutionnels

2. Soutien à la gestion des ressources humaines
- Suivi des absences, des congés
- Préparation des éléments variables de paie en lien avec la direction et le service RH.
- Gestion des dossiers du personnel (mise à jour, classement, documents administratifs).

3. Soutien à la gestion comptable et administrative
- Saisie et suivi des commandes, bons de livraison, factures.
- Préparation des pièces comptables pour la direction et/ou l'expert-comptable.
- Suivi des contrats de maintenance, assurances, abonnements, etc.

4. Suivi des usagers et des orientations
- Mise à jour des tableaux de suivi des orientations et des listes d'attente.
- Gestion des courriers MDPH (notifications, décisions, relances).

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.).
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Rigueur, sens de l'organisation, gestion des priorités.
- Autonomie, polyvalence, capacité à travailler en transversalité.
- Aisance relationnelle, sens du contact avec les équipes et les partenaires.
- Connaissance du secteur médico-social appréciée.

PROFIL RECHERCHÉ
- Bac +2 minimum en secrétariat/gestion ou équivalent (BTS SAM, DUT GEA...).
- Expérience confirmée en secrétariat de direction, idéalement dans le secteur médico-social.
- Première expérience en comptabilité et ressources humaines souhaitée.

Poste à pourvoir à temps complet pour une durée d'un an.