Assistant(e) administratif(ve) btp (h/f)

Patrice Ranson Consulting recrute pour l'un de ses clients : Assistant(e) administratif(ve) BTP

Mission Principale de l'Assistant(e)

ACCUEILLIR ET TRAITER LES DEMANDES DES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
-Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur

-Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats

ORGANISER ET ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ENTREPRISE OU DE L'ACTIVITE
-Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, ...)

-Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage

-Saisir numériquement les documents administratifs,

-Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, .)

Compétences transverses

PARTICIPER AU SUIVI ADMINISTRATIF DES CHANTIERS
-Préparer les déclarations et autorisations (agrément sous-traitants, vérifications des éléments administratifs.) nécessaires à la mise en oeuvre du chantier

-Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier

-Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager

-Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise

-Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés

-Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier

-Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les procédures internes

-Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais

-Ré-agencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails, téléphone, oral)

-En relation avec les agences intérim et les conducteurs de travaux.

-Suivi des fiches heures des ouvriers et employés

Qualités

-Rigueur
-Autonomie
-Organisation et méthode
-Adaptabilité
-Relationnel

Diplôme et Expérience requise
- BTS assistant PME.
- Expérience requise 5 ans
- AUTOCAD si possible,
- Maîtrise du pack office

Cette fiche de poste n'est pas exhaustive. D'autres missions en rapport avec le poste de Directeur de travaux et liées à la gestion de l'entreprise peuvent être demandées

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 30 000,00€ à 32 000,00€ par an

Horaires : Du lundi au vendredi - Travail en journée