Assistant administratif / assistante administrative et comptable (h/f)

Mission :
Assurer la gestion financière et comptable d'un portefeuille d'équipes

Activités :
- Assurer, en lien avec l'assistant des contrats de recherche, la préparation et le montage des demandes de ressources contractuelles ainsi que le suivi d'exécution (budgétaire...) et la justification des contrats et conventions de recherche négociés et conclus

- Mettre en place et assurer le pilotage du budget des équipes du portefeuille.

- Assurer le suivi et la validation des supports financiers pour les demandes de recrutement liées aux contrats (Intégration création/modification des factures GesLab/Engagement IndividuelI.

- Procéder aux opérations d'engagement et de suivi des commandes de fonctionnement et d'équipement (passation, contrôle et suivi des bons de commandes en lien avec les acheteurs, contrôle de la bonne réception de la commande passée, réception des marchandises et des prestations, suivi et saisie des factures...)

- Assurer l'établissement des ordres de mission et la gestion des demandes d'avance et des états de frais

- Réaliser et produire, selon les instructions reçues du responsable Budget/Finances de l'Institut, les états et bilans financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité de gestion

- Prendre en charge les procédures d'achat formalisées sous couvert de la référente achat

- Assurer toutes les opérations d'inventaire des équipements et matériels

- Assister et organiser les colloques (150/200 pers)

- Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion financière (commandes, factures, rapports, etc.)