Assistante / assistant de direction - secrétariat mutualisé (dd120083) h/f

Description de la mission

SECRETARIAT DE DIRECTION

· Réception, réponse de premier niveau et transmission des appels et messages pour la délégation,

· Gestion de la BAL fonctionnelle de direction,

· Organisation de réunion et prise de rdv en lien avec l’agenda du DD et du DDA,

· Assistance à la mise en forme et à la transmission de documents administratifs,

· Participation aux réunions hebdomadaires en lien avec le cabinet DG et gestion des courriers élus,

· Revue de presse.

CORRESPONDANT RH

· Information et conseil aux agents : affichage, réponse de 1er niveau, orientation vers interlocuteur DRH,

· Gestion administrative des personnels : distribution des documents RH, suivi des grèves, synthèse des remontées concernant les procédures de promotion,

· Développement professionnel : centralisation des CV, accueil nouveaux arrivants et stagiaires, préparation prise de poste, transmission demande de mutation,

· Relai restauration collective : Etablissement et distribution des contremarques, appui à l’établissement des marchés, interlocuteur du restaurateur.

LOGISTIQUE

· Gestion parc automobile (entretien, révision, CT …),

· Relai local des demandes d’intervention et d’assistance en lien avec le service informatique de l’ARS,

· Gestion matérielle du parc informatique et des équipements de travail individuels,

· Gestion des fournitures et suivi des commandes,

· Suivi des prestations et du marché ménage.

Activités annexes :

CONTINUITE ET MISSIONS COMPLEMENTAIRES

· Enregistrement des déclarations d’activité des tatoueurs / perceurs / maquilleurs permanents,

· Appui à la gestion des dossiers PHRV en lien avec le cadre en charge des SSE,

· Assurer la continuité des missions de l’assistant de pôles lors des absences et pour ce qui relève des situations urgentes, concernant les entreprises de transports sanitaires.

Profil

Savoir :

- Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif,

- Connaissance des acteurs de santé du territoire,

- Maitrise des outils bureautiques et informatiques,

- Maitrise des règles de classement et d’archivage.

Savoir-Faire :

- Capacité de synthèse,

- Expression écrite,

- Expression orale,

- Travail en équipe.

Savoir-être :

- Réactivité et esprit d’initiative,

- Sens de l’écoute et du dialogue,

- Rigueur et sens de l’organisation,
Faire preuve de discrétion

Catégorie

C