Sous l'autorité du délégué régional, vous coordonnez et réalisez des activités administratives.
Activités
- Vous assurez la gestion des agendas du délégué régional et de la déléguée régionale adjointe et planifiez / organisez leurs déplacements (chargé.e de voyage) en lien avec la gestionnaire financière ;
- Vous coordonnez l'organisation des visites du siège : présidence, directions fonctionnelles, instituts ;
- Vous traitez les demandes et sollicitations des partenaires de sites ;
- Vous rédigez des relevés de décisions, compte-rendu de réunion, courrier et mettez en forme des documents (Word, ppt) ;
- Vous organisez le classement des dossiers suivis par le délégué et son adjointe ;
- Vous coordonnez les aspects logistiques d'événements et de manifestations organisés par la délégation (réunion de la direction, visite du siège) ;
- Vous contrôlez les échéances et anticipez les urgences éventuelles ;
- Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs, filtrez les demandes et orientez les interlocuteurs de la structure ;
- Vous traitez le courrier arrivé ;
- Vous assurez la circulation de l'information au sein de la structure et vers les unités de la circonscription ;
- Vous informez et accompagnez dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
- Vous réalisez des tableaux de bord, identifiez les indicateurs et en assurez le suivi, vous produisez des bilans et statistiques ;
- Vous proposez et concevez des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
Compétences
Diplômé.e d'une formation de niveau Bac +2 en gestion administrative, ou d'une première expérience d'assistant.e de direction.
Vous vous exprimez avec aisance à l'oral et à l'écrit. Vous maitrisez les outils bureautiques, la prise de note et les techniques de communication.
Vous savez gérer la confidentialité des informations et des données.
Contexte de travail
La Délégation Provence et Corse est l'une des 17 délégations régionales du CNRS située à Marseille (9ème arrondissement). Elle assure des missions de gestion, d'appui aux laboratoires de recherche, de représentation de l'établissement, d'animation et de coordination de la communauté scientifique. La délégation et les 84 unités de recherche regroupent plus de 2 300 chercheurs et personnels d'appui, fonctionnaires ou contractuels.
Les huit services de la délégation mobilisent 140 collaborateurs qui assurent des missions d'appui aux unités de recherche.
Rejoindre notre délégation, c'est rejoindre une équipe engagée au service de la recherche et un site dynamique.
Visitez le site internet de la délégation : https://www.provence-corse.cnrs.fr
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