Le rôle du Coordinateur Administratif et financier H/F est d'apporter soutien au compte en réalisant diverses tâches administratives/financières et en maintenant le contact avec les chefs de projets. Il/Elle intervient auprès des fonctions supports, service IT, service achat, service RH, service juridique et service financier.
A ce titre, vos missions sont organisées de la façon suivante :
Ressources Humaines
* Reporting et gestion des fichiers de suivi des congés et d'absences des collaborateurs, des fichiers de formations et des autres outils relatifs à la gestion des effectifs.
* Assurer l'accès aux différentes interfaces RH pour l'équipe CBRE sur site, et suivre l'utilisation de ses outils.
* Veiller au respect des process d'On-boarding pour les nouveaux collaborateurs. Organisation des plannings d'arrivée et activation des accès aux outils, en amont de la prise de fonction.
Contrat et appel d'offre
* Consolidation des appels d'offres sous-traitant : transmission et suivi
* Rédaction et gestion des contrats et/ou avenants clients et sous-traitants
* En lien avec le responsable juridique, vérification des clauses contractuelles
Finance
* Assurer une veille performante sur le processus de validation des devis
* Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande (MyBuy). Reporting d'activité à destination de l'Analyste Financier France.
* Garantir la transmission et le suivi des factures client
* Piloter la création de code projet, des bons de commandes (PO) sur MyBuy, assurer une bonne gestion et le respect des délais de traitement.
* Accompagner les chefs de projets lors des bouclages financier fin de mois
Data management
* Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions pôle projet (Occurrence des meetings : mensuel, hebdomadaire, et ponctuel).
* Préparation des présentations en fonction des projets supportés.
* Gestion des espaces de partage et de la documentation clé présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client (Doc control)
* Tenue de l'architecture dossiers partagés sur le serveur du pôle projet
* Amélioration et standardisation des documents CBRE
* Collecter les données de clés au niveau des opérations sur site, dans le cadre du Data Report Mensuel.
Communication et Organisation
* Transmettre à l'équipe CBRE sur site les news, messages et challenges communiqués par CBRE GWS France.
* Assurer la collecte de données dans le cadre de reportings réguliers ou ponctuels (projets, activités courantes, actions spécifiques).
* Communiquer toutes les nouveautés ou changements du compte au niveau France.
* Mettre en place et/ou coordonner des événements périodiques (fêtes de fin d'année, team building, moments importants, etc.).
Performance
* Garantir le respect des process CBRE par les chefs de projets, notamment le playbook PjM
* Gestion et suivi des feedbacks client sur les prestations délivrées. Identification des axes d'amélioration et mise en place d'actions correctives.
Procurement/Achat
* En lien avec le responsable achat, transmettre le reporting supplier
* Réaliser avec l'assistante Admin & Fin les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc.).
Compliance HSE
* Définir avec le N+1 les process HSE à mettre en place
* Garantir le suivi et mettre à jour des elogbook.
Divers
* Proposer des améliorations/ innovations sur les process et documents standards
* Développer le travail collaboratif et le partage de certaines tâches avec les équipes CBRE en fonction des besoins
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