Adjoint administratif secrétariat de direction

Vos missions en quelques mots Le secrétariat de direction est un relai essentiel pour l’équipe de direction du centre pénitentiaire de Paris-la-Santé. Il joue un rôle d’assistance auprès d’elle en assurant des fonctions de secrétariat, d’enregistrement, de classement et d’actualisation de la base documentaire. Il veille à orienter correctement les demandes, qu’elles soient transmises en présentiel, par téléphone ou par mail. Il diffuse auprès des personnes intéressées les informations et décisions communiquées par la direction. Missions : - Gestion de la boîte mail structurelle du secrétariat de direction - Gestion du standard téléphonique et réorientation des appels ; - Enregistrement et répartition du courrier entrant ; - Gestion du serveur commun du secrétariat de direction, de telle façon à ce que les informations utiles puissent être retrouvées intuitivement ; - Gestion de l’agenda électronique du chef d’établissement ; - Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus et documents divers ; - Rédaction et diffusion de notes de services et d’informations à la population pénale ; - Diffusion des informations générales transmises par la direction ; - Actualisation et mise en forme des délégations de signature ; - Suivi et diffusion hebdomadaire des permanences et astreintes ; - Gestion du planning d’occupation de la salle de réunion ; - Classement et archivage des divers documents, notes de service, courriers… ; - Participation à l’accueil des nouveaux personnels : création des cartes d’accès à l’établissement et actualisation régulière du trombinoscope des personnels ; - Suivi et actualisation de la base documentaire contrôlée dans le cadre des audits de labellisation ; - Archivage des documents individuels concernant les personnes détenues dans leurs dossiers pénal au greffe ; - Prise en charge et accompagnement des personnes ayant rendez-vous avec la direction ; - Gestion d’un badge parking « invité » Profil recherché Connaissances Maîtrise des principaux logiciels informatiques word, excel, open office et des logiciels spécifiques GENESIS Savoir-faire Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles Savoir-être Rigoureux Ordonné Avoir le sens de l’organisation Polyvalent Localisation Localisation : 42 rue de la santé 75014 paris Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter andre.varignon@justice.fr isabelle.gomez@justice.fr