Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d'habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique etc.
La délégation gestion et exploitation de l'espace public (DGEEP) a pour missions l'aménagement de l'espace public et des voiries en proximité, le nettoiement des espaces et la collecte des déchets. Elle s'appuie sur 9 directions territoriales qui ont également en charge les Maisons de la Métropole de Lyon et leurs services d'accueil, protection de l'enfance, aide à la personne, santé, social et les collèges.
La direction de territoire Lyon Rive Gauche intervient sur les 3e, 6e, 7e et 8e, arrondissements. Elle est dirigée par une Directrice assistée d'un Directeur Adjoint, chargée de garantir la relation aux acteurs du territoire, d'assurer l'interface avec les directions centrales et d'encadrer les équipes qui regroupent 720 agents.
L'assistant(e) de direction est chargé(e) de mettre en oeuvre des activités d'administration générale, de s'inscrire en transversal sur les activités développées et de contribuer à leur réalisation dans une logique de territorialisation des compétences de la Métropole. Vous assurez la tenue de l'agenda et le secrétariat de la directrice et du directeur adjoint. Vous gérez les plannings et agendas en organisant des rendez-vous, des réunions et séances de travail. Vous tenez à jour les agendas et assurer le suivi des absences, déplacements professionnels et congés. Vous prenez en charge un suivi logistique de premier niveau, en assurant les moyens nécessaires (réservations salles, matériels, ).
Vous assurez une assistance à la réalisation de supports, dossiers, projets et études en rédigeant des notes, synthèses et comptes rendus, en recherchant et en collectant les informations nécessaires, et en coordonnant l'ensemble des éléments liés aux dossiers (mise à jour, intégration de nouveaux contenus, diffusion des documents). Vous participez également aux réunions et en assurez le suivi.
Vous contribuez à la création et à l'amélioration des outils de gestion et des logiciels en concevant des outils de suivi de l'activité (tableaux de bord, check-lists), en élaborant et actualisant des procédures simples et adaptées à l'évolution de la réglementation ou de l'organisation, et en réalisant ou mettant à jour des états, requêtes et tableaux de bord.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des partenaires internes et externes, et accompagnez, si nécessaire, des personnes ou des groupes dans leurs démarches.
Ponctuellement, vous assurez le traitement du courrier en enregistrant, triant et distribuant les correspondances, en réalisant les travaux de reprographie, la mise sous pli et les envois. Vous prenez en charge le traitement des parapheurs en centralisant les actes, en effectuant les enregistrements nécessaires et en organisant leur suivi et leur ventilation au retour. Vous veillez enfin au classement et à l'archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur.
Vous travaillez en lien étroit avec le réseau des assistantes des différents services de la direction et de la Métropole.
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