Chargé d’accueil et administratif – office management f/h

WENO IES (Institut d’Études Supérieures) est un organisme de formation inclusif et engagé dans le développement de parcours professionnalisants et dédiée à la démocratisation de l’accès à la formation de qualité à destination d’un public adulte.

Notre mission : offrir à chacun les moyens de réussir son insertion ou sa réinsertion professionnelle, dans un cadre fondé sur l’excellence, la discipline, le mérite et la mixité sociale.

Dans un contexte de croissance et de structuration de nos dispositifs, nous renforçons notre équipe pédagogique et recrutons un Chargé d'Accueil Administratif F/H.

Vos principales missions seront :



Accueil physique et téléphonique :

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des apprenants, visiteurs, entreprises, partenaires et institutions.
* Orienter les interlocuteurs avec professionnalisme, courtoisie et discrétion.
* Gérer la prise de messages et leur transmission fiable et rapide.
* Veiller à la qualité de l’accueil et à la première impression véhiculée par WENO IES.



Gestion administrative courante :

* Gérer le courrier entrant et sortant.
* Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs.
* Assurer le classement, la conservation et l’archivage des documents selon les procédures internes.
* Mettre à jour les bases de données et dossiers administratifs.
* Garantir la confidentialité, la traçabilité et la fiabilité des informations traitées.



Gestion des contrats, conventions et documents administratifs :

* Rédiger et assurer le suivi administratif des contrats, conventions et accords.
* Effectuer les relances nécessaires pour signatures et validations
* Vérifier la conformité administrative des documents avant transmission
* Assurer le suivi des échéances contractuelles et documentaires



Coordination avec les interlocuteurs internes et externes :

* Être l’interlocuteur administratif de référence pour les entreprises, partenaires et institutions
* Coordonner la transmission des documents entre les services
* Assurer le suivi des demandes administratives et répondre dans les délais
* Faciliter la circulation de l’information dans le respect des procédures WENO IES



Support administratif aux équipes :

* Apporter un soutien administratif aux équipes pédagogiques-andragogiques et administratives
* Préparer les dossiers pour les réunions, jurys ou audits (audits Qualiopi, audits externes)
* Rédiger des comptes rendus ou documents de suivi si nécessaire
* Contribuer à l’amélioration continue des procédures internes



Office Management – Environnement & logistique :

* Veiller à la bonne tenue des locaux : ordre, propreté, présentation générale
* Gérer les stocks de fournitures, consommables et matériels : suivi, commandes, réapprovisionnement
* Anticiper les besoins logistiques des équipes
* Assurer une veille sur l’état des équipements et installations
* Coordonner et suivre les interventions de maintenance technique.
* Garantir un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et conforme aux exigences de l’établissement


Vous avez un niveau Bac+2 minimum ou équivalent.

Vous avez une expérience confirmée sur le même type de poste ou équivalent.

Vous maîtrisez l’environnement administratif des organismes de formation et démontrez une réelle sensibilité aux enjeux Qualiopi ainsi qu’à la qualité de service.



Compétences techniques :

* Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
* Capacités rédactionnelles solides
* Organisation, priorisation et gestion des urgences
* Capacité à anticiper les besoins et à gérer les imprévus
* Travail autonome avec reporting régulier



Qualités personnelles :

* Sens de l’accueil et du service
* Rigueur, fiabilité et discrétion
* Autonomie et proactivité
* Respect strict de la confidentialité
* Adaptabilité, patience, sens de l’écoute et dynamisme
* Esprit d’équipe et posture professionnelle alignée avec les valeurs WENO



Activités transversales et responsabilités collectives :

* Apporter un appui ponctuel aux autres services en cas de besoin
* Exécuter toute mission confiée par la Direction dans le cadre de ses fonctions
* Rédiger un RAI (rapport d’activité individuel) détaillé, structuré par dossiers, selon les procédures internes WENO
* Participer à la communication interne et externe
* Contribuer activement à véhiculer une image professionnelle, sérieuse et cohérente de WENO IES
* Adopter un comportement irréprochable conforme au règlement intérieur



Intégration et suivi :

Accompagnement structuré sur les 3 premiers mois :

* Outils internes.
* Procédures adminsitratives
* Exigences Qualiopi
* Organisation WENO IES



Avantages :

* Mutuelle + prévoyance.
* Prise en charge de 50% du titre de transport en commun.
* Un système de remboursement des frais professionnels est mis en place pour faciliter vos déplacements et achats liés à l’activité.




Rejoindre Weno IES, c’est intégrer un établissement en pleine expansion, résolument tourné vers la professionnalisation et la qualité des parcours en alternance.

Vous participerez activement à la mise en œuvre de nos processus qualité et à la réussite administrative de nos apprenants et partenaires