Secretaire / assistant-e de direction (h/f)

Poste à pourvoir à compter de janvier 2026

MISSION : Assister la Direction pour la bonne marche de l'entreprise, anticiper et gérer ses activités en totale autonomie
Relations avec :
- clients
- fournisseurs
- collègues au service de l'entreprise et des sociétés sœur
- sous traitants, artisans, prestataires extérieurs
- la direction
- la gérante

ACTIVITES PRINCIPALES :

1-ACCUEIL TELEPHONIQUE DE L'ENTREPRISE

2-GESTION DU COURRIER ET DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS DE L'ENTREPRISE enregistrement, tri, diffusion, classement, annotation comptable précis par service et code vente et archivage
etc

3-GESTION DES FOURNITURES ET DU MATERIEL BUREAUTIQUE DE L'ENTREPRISE : S'assurer de la disponibilité des fournitures usuelles et courantes (papier, papeterie usuelle, fournitures diverses, consommables réception clients...) et anticiper leur pénurie éventuelle avec une procédure de remplacement et réapprovisionnement régulière
Suivre les contrats d'entretien pour veiller à un matériel disponible et en bon état de fonctionnement
etc

4-GESTION DE L'AGENDA DIRECTION :
Prise de RDV suite et selon les consignes et/ou après consultation de la Direction
etc

5-GESTION LIVRAISON / PLANNING DES LIVRAISONS :
Établissement et tenue à jour du planning de livraison en relation avec les clients et le service Logistique et Fabrication
etc

6-GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE
Préparation comptable, bancaire et rapprochement financier pour une bonne tenue des indicateurs (Dû clients, Dû fournisseurs, règlements divers)
Présentation sur tableaux de la situation chaque mois en collaboration avec le comptable pour la saisie à jour.
Remise en banques, suivi relevés et relations/contacts avec partenaires bancaires
Etc

7-STOCK ET COMMANDES PRODUITS
Pour commandes clients :
Passage des commandes sur bon de commande des services commerciaux (magasin, ou pro) ou du bureau d'Etude avec références précises, suivi, relance fournisseurs pour un timing livraison
Pour commandes Stock :
Réception de marchandises : contrôle en lien avec la personne qui signe le bon de livraison, annotation des contremarques
etc

8-TACHES PONCTUELLES :
Aide au chargement occasionnel avant livraison client,
Livraisons occasionnelles, si besoin de plus de 2 personnes, si planning très chargé ou si projet conséquent
etc

COMPETENCES THEORIQUES :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles, orales pour accueil téléphonique parfait et suivi
Très bonne maîtrise des techniques bureautiques et outils informatiques
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

SAVOIR FAIRE OPERATIONNEL :
Excellente expression orale et rédactionnelle
Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint.) et logiciel Point de vente EBP
Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique.)
Analyse et gestion des demandes d'information
Organiser et prioriser les activités de secrétariat en lien avec son supérieur hiérarchique
Anticiper si besoin des aléas et les évoquer à la direction
Capacité d'organisation, polyvalence
Aptitude à travailler en équipe

SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX :
Discrétion
Sens de la confidentialité
Bon relationnel
Bonne présentation
Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode

A votre CV vous joindrez une lettre de motivation PERSONNALISEE (compléter, en ligne, la rubrique - 1500 caractères)