Assistant / assistante de gestion

Description du poste


Au sein de la société QUADRIC (Branche Routes Autoroutes et Ouvrages d’art), vous êtes assistant de gestion administrative. Dans ce cadre, vous effectuez des missions administratives, vous vous occupez de la facturation et de la gestion quotidienne de l’agence.

Missions

1. Gestion des commandes

* Ouverture du numéro de mission sous SAP + suivi fiche projet
* Création des dossiers missions et suivi
* Mise à jour de la base de données contrat
* Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions

2. Facturation

* Réalisation de la facture, suivi et relance de la facturation des affaires de l’agence

3. Assistanat de l’agence

* Gestion administrative : certificats assurance, facture fournisseur
* Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département : vérification des notes de frais et validation 1er niveau
* Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
* Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département
* Gestion du personnel arrivant
o Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI…
o Mouvement de personnel et affectation
o Accueil des personnes

4. Suivi des indicateurs SMART

* Carnets de mission
* Enquête satisfaction client
* Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
* REX mission
* REX sécurité
* Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacité

Poste basé(e) au sein de QUADRIC, à Neyron.




Qualifications


Vos atouts

Connaissance générale des outils informatiques, bureautiques, SAP Avoir le sens de la coopération, du travail en équipe, autonomie, réactivité Rigueur, capacité d’organisation

Vous ne travaillez jamais seul, un bon esprit d’équipe, une capacité à prendre du recul dans vos missions, une grande curiosité, un sens du partage et d’entraide avec vos collègues seront vos atouts pour réussir.

Travailler sur les projets d'Artelia vous permet d’enrichir et développer continuellement vos compétences. Nos parcours de formation structurés (par spécialités ou métiers) seront adaptés aux personnes curieuses et désireuses de progresser dans leur domaine.



Informations supplémentaires


Nous vous offrons :

* Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
* Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
* Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
* Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

* Echange téléphonique RH
* Entretien avec un manager opérationnel
* Entretien avec un recruteur