Assistant administratif h/f

Assistant administratif H/F (CDD 4 MOIS) Sous l’autorité du directeur de la Fabrique artistique et numérique, l’assistante administrative, l’oriente et l’informe le public. En tant que représentante de la collectivité et de la Fabrique, elle incarne l’image de l’établissement auprès des usagers et contribue activement à la dynamique du lieu. L’assistante administrative prend en charge principalement le suivi des inscriptions, la planification et le bon déroulement des activités. Elle répond également aux besoins administratifs et logistiques liés à la gestion de l’équipement. En outre, elle est amenée à traiter ponctuellement des dossiers spécifiques et à effectuer la saisie de documents administratifs, tels que le suivi des Parcours d&39;Éducation Artistique et Culturelle (PEAC) en collaboration avec l’enseignante référente. Elle gère également les demandes informatiques relatives aux interventions des services techniques dans le bâtiment (Direction des Systèmes d&39;Information, ateliers municipaux, etc.). Enfin, l’assistante administrative organise et coordonne le classement et l’archivage des documents en étroite collaboration avec le second agent administratif. Missions principales : Accueil et orientation des usagers : Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courriel Prise en charge et suivi des inscriptions aux activités FAN Participe aux temps forts de la FAN en assurant l’accueil et l’orientation des participants Affichage d&39;informations Planification, suivi et traitement de dossiers administratifs : Gérer les agendas de l&39;équipe, prendre et organiser les rendez-vous Renseigner des tableaux de suivi des activités de la FAN Assurer la saisie et le suivi de l’ensemble des usagers sur le progiciel CONCERTO. Etre en capacité d’en extraire des informations spécifiques afin d’assurer des communications ciblées. Gérer les demandes de petits travaux sur le progiciel E-Atal et veiller aux besoins d’aménagement du bâtiment. Assurer le suivi administratif des PEAC (Parcours d’éducation Artistique et Culturel) en lien avec l’enseignante FAN qui coordonne le dispositif. Assurer le suivi des conventions partenariales Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers. Gestion de l&39;information, classement et archivage de documents : Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers Photocopier et assembler des documents Trier, classer et archiver des documents Synthétiser et présenter des informations