Rattaché(e) au Responsable Commande Publique, vous assurez le suivi administratif et opérationnel des procédures de marchés publics, depuis leur lancement jusqu’à leur exécution, et contribuez au bon fonctionnement du pôle.
Vous garantissez la fiabilité des procédures, la conformité réglementaire et la qualité du suivi administratif.
Activités principales :
Suivi administratif des procédures de passation des marchés publics de l’Office
* Assurer le suivi des procédures de passation des marchés publics
* Vérifier la complétude et la conformité des pièces administratives des candidats (obligation de vigilance)
* Gérer les échéances et veiller au respect des délais réglementaires
* Rédiger les courriers de notification
* Assurer la transmission au contrôle de légalité et la publication des données essentielles
* Participer à la saisie des marchés dans l’ERP
* Mettre à jour les outils de suivi des procédures de consultation (planning, états d’avancement, échéances réglementaires, tableaux de reporting)
Organisation des instances
* Organiser les réunions (CAO, jurys, négociations, notamment) : convocation, préparation des dossiers, logistique
* Élaborer les ordres du jour en lien avec les juristes et acheteurs
* Participer aux séances et rédiger les comptes rendus
* Assurer le suivi administratif des décisions prises
Gestion administrative de l’exécution des marchés
* Assurer le suivi administratif des marchés après leur notification, tout au long de leur exécution
* Rédiger les courriers et actes administratifs liés à l’exécution : reconductions, non-reconductions, décisions modificatives, notifications diverses
* Réaliser les révisions annuelles des marchés
* Vérifier la complétude et la conformité des pièces administratives des prestataires (obligation de vigilance)
* Recenser les besoins de reconduction auprès des services et assurer les relances nécessaires
* Assurer la saisie des modifications des marchés (avenant, sous-traitance etc) dans l’ERP
* Assurer le suivi des échéances contractuelles (durée, reconductions, fins de marché)
* Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l’exécution (durées, montants, avenants, reconductions)
Appui au fonctionnement du pôle
* Rédiger les courriers et comptes rendus
* Participer au classement et à l’archivage des documents du Pôle
* Contribuer à la diffusion et à l’amélioration continue des procédures internes
* Contribuer au pilotage du SPASER de l’Office, en s’assurant notamment de la fiabilité des données relatives aux achats.
* Participer à la gestion des marchés du pôle Commande publique (engagements, bons de commande, suivi budgétaire, etc.)
Profil :
* Bac + 2 minimum en Droit / Assistant(e) de Direction
* Expérience minimum de 2 ans, idéalement dans un organisme de logement social
* Connaissances en droit public et commande publique (marchés publics, procédures de passation)
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