Assistante / assistant de direction et référent rh - direction famille education

Assistante / Assistant de direction et référent RH - Direction Famille Education

Missions

Présentation de la Collectivité :

🌱Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.

Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ❓

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes / hommes, du handicap et du dialogue social.

Votre rôle :

Le poste d'Assistante Administrative et RH au sein de l'Unité support de la direction Famille Éducation a pour objectif de garantir un soutien aux services opérationnels. Il englobe des tâches telles que l'assistance administrative, l'organisation des réunions et la coordination des activités interservices. L'assistante est également responsable de l'organisation de l'agenda du dirigeant et de l'accueil. De plus, elle gère l'intranet et les outils de communication, tout en s'occupant des ressources humaines de premier niveau et en centralisant les informations. Ce rôle est essentiel pour assurer une communication fluide et une efficacité opérationnelle au sein de l'équipe.

Vos missions :

Gestion administrative :

1. Accompagner les services en apportant une expertise fonctionnelle dite « support administratif »
2. Préparer des réunions et différents dossiers, rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, notes interservices à la demande des services de la Direction. Répartit les courriers dans le logiciel métier Elise en direction des équipes de la Direction. Participe à la mise à jour des documents de référence, plannings d’activités, rapports d’activité, bilans, présentations.
3. Garant des process d’archivage en lien avec le service archives et les services de la Direction. Archivage et classification des dossiers numériques, en garantissant la confidentialité.

Gestion des actes :

4. Assurer l'interface, assistance et conseil aux chefs de services dans la phase de préparation et d'instruction des dossiers (décisions, arrêtés, conventions)
5. Contrôler de façon formelle les actes administratifs de la Direction (délibérations, décisions) ; établir et tenir les registres des actes administratifs.

Gestion d'agenda:

6. Gérer l'agenda et les rendez-vous de la direction.
7. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels.
8. Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Interlocuteur Ressources Humaines :

9. Rechercher et fournir des informations RH aux agents et chefs de services
10. Assurer le suivi du tableau de bord RH du secteur
11. Contribuer à la centralisation des données RH en appui à la direction et au suivi de la campagne évaluation

Correspondant communication :

12. Centralise les demandes de communication (et en assure le suivi en lien avec les chefs de service. Participe à l’élaboration de documents de communication interne ou externe transverse à la Direction (guide scolaire).
13. Mise à jour mensuelle de la page Education du site internet Miam
14. Mener le projet sur l’organisation de l’arborescence des dossiers de la direction sur SharePoint en autonomie.
15. Contribution à l'amélioration des outils informatiques en lien avec la direction informatique.

Profil

Vous aimez quand tout est bien organisé, que les choses avancent efficacement, et que les échanges sont fluides.

Votre sens du contact, votre rigueur et votre discrétion font de vous un professionnel reconnu.

🎯 Vos compétences font la différence :

• Vous maîtrisez les bases solides de l'assistanat de direction

• Vous savez vous repérer dans une organisation complexe

• Word, Excel, PowerPoint n'ont plus de secrets pour vous.

💡 Vos qualités humaines sont précieuses :

• Sens du contact, écoute, communication fluide

• Organisation, rigueur, autonomie

• Capacité à trouver des solutions et à rédiger avec clarté

🎓 Une formation de type BEP ou BAC en gestion administrative est recommandée pour ce poste.