Chargé(e) de l'accueil

Vos missions en quelques mots



Ouest Aveyron Communauté recrute un Chargé(e) de l'accueil / Assistant(e) de gestion administrative en CDD pour remplacement d'un agent en congé maternité

Située au cœur de l'Occitanie, Ouest Aveyron Communauté (OAC) est au carrefour des départements de l'Aveyron et du Lot. Composée de 29 communes et habitants, OAC est un territoire bénéficiant d'atouts forts par sa localisation, son patrimoine naturel et historique, et son tissu économique diversifié.
Engagée dans une véritable démarche de transition territoriale de responsabilité sociétale autour de son projet de territoire « Oser, Accompagner, Concrétiser », la communauté de communes construit sa dynamique autour de deux axes fondateurs : l'attractivité et le développement du territoire, et la transition écologique. C'est au travers de ces lignes directrices que les services d'OAC participent pleinement à la mise en œuvre de projets structurants.
D'un Plan Climat-Air-Energie Territorial ambitieux à un Projet Alimentaire Territorial fédérateur, et d'une politique d'accompagnement des entreprises reconnue (certifiée ISO 9001) à l'impulsion de contrats territoriaux (Convention Territoriale Globale, Contrat Local de Santé, Contrat Territoire Lecture,…), OAC offre à ses équipes les conditions d'un épanouissement professionnel et personnel en prise avec des projets d'avenir innovants dans un environnement où responsabilisation, autonomie, transversalité prennent tout leur sens.

L'agent(e) intègrera le service Accueil rattaché à la Direction Générale. Ce service est composé de 2 personnes placées sous la responsabilité du Responsable du Secrétariat Général.

Missions d'accueil :
-Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ;
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ;
-Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'administration : connaître l'organigramme, les compétences de la collectivité et les missions des différents services afin d'apporter un premier niveau d'information ;
-Renseigner et orienter le public vers les services concernés ou organismes compétents : identifier, qualifier la demande et apporter l'information de premier niveau ;
-Tenir des registres des appels et des visites ;
-Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ;

Missions de gestion administrative :
-Réceptionner les courriers reçus, les colis ;
-Enregistrer puis distribuer le courrier dans les services ;
-Assurer l'envoi des courriers de toute la collectivité ;
-Tenir les registres des courriers « entrants et sortants » ;
-Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique ;
-Assurer la gestion des salles de réunion ;
-Assurer la gestion des réservations des véhicules de la collectivité ;
-Suivre l'organisation des permanences du guichet unique des entreprises ;




Profil recherché



Votre profil :
-Expérience souhaitée dans un poste similaire ;
-Connaissance de la Fonction publique Territoriale serait un plus ;
-Maîtrise de l'outil informatique, téléphonique et de la bureautique ;
-Être organisé(e), disponible, rigoureux(se) sur le langage de la communication, polyvalent(e), réactif(ve), à l'écoute, diplomate, avoir des facilités relationnelles ;
-Être à l'aise à l'oral et au téléphone ;
-Avoir une bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, le sens du service public ;
-Savoir faire preuve de discrétion, devoir de réserve ;