Placé sous l'autorité de la Direction Générale des Services, l'assistant(e) apporte un appui permanent à la Direction Générale en matière de préparation et de gestion des dossiers, d'accueil, d'information. Il/elle apporte aussi un soutien administratif aux directions finances et affaires juridiques/secrétariat général. Il/elle travaille en lien avec les assistantes de direction en charge du Cabinet de Madame le Maire.
Secrétariat administratif :
- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services.
- Assurer la mise en état des dossiers de réunions et rendez-vous pour la Direction Générale en recueillant les éléments auprès des directions.
- Rédiger différents documents : comptes-rendus, courriers.
- Traiter les flux de courriers entrants et sortants.
- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
Planification et suivi de l'activité :
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Ville.
- Gérer l'agenda, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Ville.
- Planifier les réunions et instances, en assurer l'organisation matérielle et la préparation des fonds de dossier.
Accueil physique et téléphonique :
- Offrir un premier niveau de renseignement et orienter.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance.
Appui administratif à la Direction des Affaires Juridiques et à la Direction des Finances :
- Organisation logistique des réunions et notamment des conférences budgétaires annuelles.
- Participer à la préparation et à l'organisation des différentes instances municipales : Conseil municipal, bureau municipal, commissions.
- Télétransmettre les actes administratifs au contrôle de légalité.
- Rassembler, classer et archiver l'ensemble des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés),
- Participer à l'élaboration des registres et recueil des actes administratifs pour l'ensemble des instances.
- Suivre et gérer la publication des actes administratifs.
Doté.e d'une solide expérience dans des fonctions similaires, vous avez une bonne connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale. Vous maîtrisez les outils bureautiques, avez une grande capacité à prioriser et faites preuve de qualités rédactionnelles.
Votre discrétion, votre esprit d'initiative et votre sens de l'organisation seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Conditions de recrutement :
- Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle (1 an renouvelable)
- Filière (administrative) - Cadre d'emplois : cat C ou cat B (adjoint administratif territorial ou rédacteur)
- Temps de travail hebdomadaires : 36h20 hebdomadaires générant des JRTT
Particularités : Possibilité de participer à des réunions en soirée
Avantages de la collectivité :
Rémunération statutaire + IFSE + 13ème mois (TBI) et CIA
Adhésion au CNAS
Titre restaurant (60% prise en charge par l'employeur)
Possibilité d'adhérer à la mutuelle et au contrat collectif prévoyance avec une prise en charge de l'employeur (22 €/mois pour la prévoyance)
Participation de l'employeur aux frais de transport en commun (75% des abonnements)
Proximité des transports en commun (gare RER C et Transilien H et J, bus)
Midis sportifs et activités culturelles
Parcours d'intégration pour les nouveaux agents : journée d'intégration, activités/visites..
Politique de formation développée
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes. Les candidatures féminines et masculines seront donc examinées avec la même attention.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.