Office manager (h/f)

Cap GRH, cabinet de conseil en Ressources Humaines, accompagne depuis plus de 20 ans les entreprises dans la recherche et la valorisation de leurs talents.

Le Bureau Tastet Lawton est un des bureaux de courtage en vin les plus anciens et renommés de la Place de Bordeaux. Il participe à la commercialisation des grands crus classés et assimilés en tant que partenaire conseil pour les principaux acteurs de la filière.

Dans le cadre d’un remplacement, les dirigeants recrutent un/une : Office Manager H/F

Votre rôle


Sous la responsabilité des dirigeants, vous occupez une fonction-clé dans le métier et êtes
le point d’entrée du Bureau.

Vos missions au quotidien :


Administration


Gestion de la boîte mail générale, traitement et suivi des demandes entrantes

Mise à jour des tarifs « Châteaux » et « Négociants »

Mise à jour de la base de données (contacts, fiches sociétés, documents)

Édition des bordereaux Primeurs et Mise en marché

Gestion des stocks de papeterie et fournitures de bureau

Accueil clients

Gestion du standard téléphonique et traitement du courrier postal

Gestion des échantillons


Traitement des demandes, coordination avec les propriété et envoi des échantillons

Organisation du planning du coursier

Suivi des expéditions

Autres missions ponctuelles


Gestion des repas clients (commande, mise en place de la table, courses complémentaires…)

Gestion de la fin de l’année : Carte de voeux, cadeaux clients


Vous êtes diplômé d’un Bac+2 et possédez une expérience d’au moins 2 ans dans une fonction équivalente

Vous avez connaissance des acteurs du milieu du Vin et du fonctionnement de la Place de Bordeaux

Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique (Excel, Outlook et ERP) et au téléphone

Vous possédez une aisance pour le maniement des chiffres

Qualités recherchées :


Vous possédez des qualités relationnelles et dynamisme

Vous avez le sens de la discrétion, de la confidentialité

Vous avez une bonne qualité d’expression tant à l’écrit qu’à l’oral

Vous êtes réactif, rigoureux et autonome

Vous avez le sens de l’organisation et de gestion des priorités

Vous avez la capacité à gérer plusieurs activités simultanément