Assistant de direction -direction des finances - h/f

Description entreprise :
Situe a Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hopital de recours et de reference a l'echelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la sante mentale. Il assume une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche, en collaboration avec l'Universite de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l'un des plus importants poles hospitalo-universitaires de France. Sa zone d'attraction s'etend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Metropole situees sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du departement, de Lesparre a Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la region Nouvelle Aquitaine pour certaines activites dont il est le referent. L'etablissement est un acteur economique majeur de la metropole et de la region : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de pres de 28 000 patients en croissance constante, et une capacite de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur medico-social (EHPAD et MAS), 272 places d'hopital de jour et 46 places d'HAD.

Description du poste :
Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Assistant de direction (h/f) a temps plein. Mission generale du poste : Recueillir et traiter les informations necessaires au fonctionnement administratif de la direction des finances, du controle de gestion, des travaux et du patrimoine. Suivre et gerer les dossiers administratifs selon l'organisation de la direction. Assiste les responsables fonctionnels dans la gestion administrative liee a leurs missions et projets. Activites principales : 1/ Secretariat Gestion, traitement et suivi des courriers (enregistrement, tri, diffusion, archivage) Accueil physique et telephonique Gestion d'agenda, prise de rendez-vous et gestion administrative des deplacements professionnels Planification et suivi de reunion, reservation de salles Constitution et mise a jour de dossiers (papier et informatique). Prendre des notes et rediger des comptes-rendus de reunions Suivi des fournitures de bureaux 2/ Gestion administrative Suivi des dossiers sinistres (dommages aux biens, dommage ouvrage) : declaration, demande de titres de recettes pour les remboursements obtenus Suivi administratif des dossiers en lien avec les travaux Suivi administratif des dossiers Patrimoine (achat, vente) Traitement des demandes de remises gracieuses (construction du dossier pour etude par la Direction et redaction de courrier/decision pour suite a donner) 3/ Regie d'avance fonds de solidarite Traiter et delivrer des avances pour les depenses urgentes relevant du fonds de solidarite Assurer le suivi comptable de la regie : disponibilite des fonds, mise a jour du registre des paiements effectues (synthese mensuelle)

Profil recherché :
Diplome : qualification dans le domaine de la gestion administrative ou du secretariat Savoir faire : Accueillir, accompagner et orienter des personnes Organiser, classer, archiver des documents et des dossiers Identifier les informations communicables a autrui en respectant le secret professionnel Rediger un compte-rendu, une note, un courrier de facon autonome Elaborer, adapter, optimiser un agenda Utiliser une procedure, une reglementation specifique a son domaine S'exprimer aupres d'une ou plusieurs personnes. Savoir etre : Etre rigoureux et methodique Etre disponible et a l'ecoute Etre capable de prendre des initiatives Respecter la confidentialite, la discretion et le secret professionnel Avoir le sens du travail en equipe et avoir la capacite a travailler dans la transdisciplinarite Communication / relations interpersonnelles Connaissances : Connaissance des techniques de secretariat Gestion administrative Maitrise des logiciels de bureautique Techniques de classement et archivage Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'etablissement Specificite du poste : Journees de 7h45 (horaires types 8h45-16h30, adaptables) Temps de travail 100 %