Publiée le 19 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Le SICTIAM, acteur majeur dans la transformation numérique et énergétique des collectivités recherche un.e Assistant.e administratif.ve dans le cadre du remplacement temporaire d’un agent occupant un emploi permanent, afin de renforcer la Direction des Relations et Services aux Adhérents. Accueil et orientation des sollicitations : * Réceptionner et traiter les sollicitations (dématérialisées, mails, appels) ; * Identifier la nature des demandes et les orienter vers les interlocuteurs compétents ; * Assurer un premier niveau d'information auprès des adhérents ; * Garantir la bonne prise en charge des sollicitations et leur traçabilité. Gestion administrative des dossiers : * Créer et mettre à jour les dossiers dans les outils de gestion ; * Vérifier la complétude des informations et des documents transmis ; * Assurer le suivi administratif des demandes tout au long de leur traitement ; * Mettre à jour les données et indicateurs de suivi. Suivi et relance des dossiers : * Assurer le suivi des demandes en cours auprès des adhérents, fournisseurs et services internes ; * Réaliser les relances nécessaires dans le respect des procédures établies ; * Identifier les dossiers nécessitant une attention particulière et les signaler aux gestionnaires concernés ; * Participer à la réduction des délais de traitement. Suivi administratif des commandes et livraisons : * Assurer le suivi administratif des commandes en cours ; * Réceptionner les matériels livrés au siège ; * Informer les interlocuteurs concernés de la réception des équipements ; * Veiller à la bonne circulation de l'information entre les différentes parties prenantes. Profil recherché Savoir-faire : * Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) ; * Aisance dans l'utilisation simultanée de plusieurs applications métiers ; * Capacité à traiter un volume important d'informations ; * Aptitude à suivre plusieurs dossiers en parallèle ; * Bonne expression écrite et orale. Qualités attendues : * Sens de l'organisation ; * Rigueur administrative ; * Réactivité ; * Sens du service ; * Esprit d'équipe ; * Autonomie dans la gestion des tâches confiées ; * Capacité à respecter les procédures. Profils pouvant correspondre : * Assistant administratif ; * Assistant de gestion ; * Assistant commercial ; * Gestionnaire de commandes ; * Gestionnaire ADV ; * Secrétaire polyvalent ; * Chargé de relation clients ; * Téléconseiller ; * Assistant logistique. Niveau recherché : * Formation de niveau Bac à Bac 2 dans les domaines administratifs, gestion ou relation client ; * Une expérience sur un poste de gestion administrative, de suivi de dossiers ou de relation usagers constitue un atout ; * Spécificité du poste. Le poste nécessite une forte aisance numérique et la capacité à travailler quotidiennement sur plusieurs outils informatiques de gestion et de suivi.
