Responsable accueil en charge du bureau scolarité (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Expert Rémunération indicative Cadre d'emploi : Rédacteur (catégorie B, filière administrative) Salaire : rémunération statutaire de la catégorie B filière administrative Fonction Publique Territoriale RIFSEEP Temps complet + RTT Ouvert aux contractuels à titre dérogatoire Expérience c Descriptif de l'emploi Responsable de l'accueil et du bureau scolarité. Missions / conditions d'exercice En charge de la responsabilité de l'accueil :
* Il aura en charge l'encadrement d'un agent de catégorie C ;
* Accueil physique du public, il veillera à ce qu'il soit dirigé correctement au sein de l'établissement ;
* Accueil téléphonique : il fournira par téléphone aux usagers les renseignements sur les cours et disciplines proposés par le Conservatoire ;
* Assurera la gestion de la boite générique du conservatoire : suivi, diffusion et classement ;
* Il gèrera la mise à jour des affichages à la réception ;
* Il redirigera les appels téléphoniques aux bons services ou vers les bonnes personnes ;
* Il fournira également les informations sur les évènements de l'établissement ;
* Il veillera à l'application des consignes de sécurité des personnes, des biens et des locaux.

En charge de la gestion administrative de la scolarité :
* Il gérera les inscriptions des élèves dans le logiciel de métier : saisie, mise à jour des dossiers des élèves ;
* Il gérera les absences des élèves ;
* Il diffusera les informations importantes aux familles : absences des professeurs, reports ou modifications de cours, changement de salles, etc... ;
* Il assistera les professeurs en cas de problèmes rencontrés sur leur lieu de cours ;
* Il réservera les salles pour les événements ou pour les cours ;
* Il aura un contrôle sur l'envoi des diffusions des manifestations des enseignants (affiches, invitations) et la réservation des salles, des besoins en matériel ;
* Il gérera les modifications d'emploi du temps dans le logiciel de métier ;
* Il élaborera les différents documents administratifs et veillera aux mises à jour.

Missions secrétariat de direction
* Il viendra en soutien des chargées de missions : suivi du secrétariat et surcharges d'activités ;
* Il assurera la rédaction des courriers administratifs de la direction.

Conditions particulières d'exercice :
- Travail en bureau ;
- Techniques et outils de communication ;
- Techniques de secrétariat et maitrise de l'outil informatique et logiciel métier ;
- Présence pendant les pics d'activité : rentrée scolaire (septembre-octobre), fin d'année scolaire (juin/juillet) ;
- Tenue vestimentaire correcte. Profils recherchés SAVOIR FAIRE :
Accueil :
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Prendre des messages ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Favoriser l'expression de la demande ;
- Appliquer les règles de communication et de protocole ;
- Mettre en relation des correspondants ;
- Adapter son intervention aux différents publics.

Renseignement et orientation du public :
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Présenter des documents d'information et de communication ;
- Gérer un planning de réservation ;
- Orienter vers les personnes et services compétents ;
- Gérer un système de mesure de la fréquentation ;
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès.

Gestion de la scolarité :
- Gestion des inscriptions des élèves ;
- Renseigner les familles sur l'organisation des cours et le fonctionnement du Conservatoire ;
- Assistance des enseignants sur leur lieu de cours.

SAVOIR ETRE :
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir communiquer avec les partenaires extérieurs institutionnels ;
- Savoir faire preuve de discrétion et de réserve ;
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
- Savoir réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Savoir conserver neutralité et objectivité face aux situations.

- Titulaire du permis de conduire et véhiculé (déplacements sur les communes du département) ;
- Être titulaire d'un bac + 2 de type : BTS secrétariat, BTS PMI-PME ou équivalence.