Description du poste
:
1. Assister le chef de bureau dans toutes ses missions ;
2. Assurer le remplacement de l’assistante de la sous-directrice pendant ses périodes d’absence et traiter des échéances et autres tâches à la demande de la sous-directrice ;
3. Assurer la prise de contact téléphonique et suivi des appels : rechercher, constituer des annuaires, accueillir, filtrer, orienter et conseiller les interlocuteurs ;
4. Gérer les agendas afin d’optimiser l’organisation quotidienne du temps de la direction avec le souci des priorités ;
5. Organiser les déplacements, tant en région Île-de-France qu’à l’extérieur ;
6. Préparer et gérer les rendez-vous et les réunions : vérifier la présence de dossiers, la convocation des participants ; la présence des personnes utiles, réservation de salle, mise en place du matériel ;
7. Organiser le travail d’assistance administrative : réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (documents,supports), rédaction de courrier, notamment les lettres de félicitation ;
8. Organiser les réunions, séminaires, webinaires et moment de convivialité associés pour le bureau ;
9. Anticiper l’organisation des réunions de bureau à un rythme de 2 par an, minimum ;
10. Veiller globalement au respect du délai des commandes lorsque le secrétariat est dans la boucle ;
11. Assurer la logistique du bureau ;
12. Participer à une partie des réunions de briefing avec les adjointes pour prendre directement connaissance des besoins ;
13. Organiser le classement et l'archivage de certains documents ou dossiers ;
14. Mettre à jour et exploiter les dossiers/fichiers du secrétariat ;
15. Diffuser les informations au sein du bureau et de la sous-direction ;
16. Participer à l’accueil des nouveaux arrivants ;
17. Assurer la gestion et le suivi du courrier interne et externe ;
18. Assurer le suivi particulier de certains dossiers dont les lettres de félicitation ;
19. Assurer le suivi particulier de certains documents dont les demandes d’habilitations ;
20. Suivre les échéances ;
21. Faciliter la communication interne et externe du bureau et de la sous-direction.
Conditions d'exercice particulières
22. Très grande disponibilité, adaptabilité, réactivité, qualités relationnelles, grande discrétion requise
23. Habilitation secret défense
Description du profil recherché
Savoirs
24. Outil bureautique de présentation (Powerpoint ou autre)
25. Outil bureautique de tableur (Excel ou autre)
26. Outil bureautique de traitement de texte (Word ou autre)
Savoir-faire
27. Accueillir
28. Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
29. Travailler en équipe
30. Travailler en réseau
Savoir-être
31. Discrétion
32. Organisation
33. Réactivité
34. Sens des relations humaines
35. Sens de l'initiative
Vos contacts
Florent NOURIAN – Chef du bureau en charge de la lutte contre les trafics et la criminalité organisée - 01.57.53.46.81
Temps Plein Oui
Compétences candidat
Compétences
36. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
37. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
38. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
39. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
40. SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
41. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
42. SAVOIR-ETRE - Esprit d'initiative
43. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
44. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
45. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
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