Descriptif du poste : Pôle/ Structure : Département Territorial Ressources Humaines et Affaires Sociale DIRECTION DES AFFAIRES MEDICALES Fonction : Assistante de Direction Position dans l'organigramme : Rattachement hiérarchique : Chef du Département DTRHAS et Directeur des Affaires Médicales Liens fonctionnels : Encadrement de la Direction des Affaires Médicales, Secrétariats des autres directions et départements, CME et sous commissions de la CME, tutelles (ARS, CNG), facultés/université 1. Missions - Fonctions principales - Assiste le Directeur des Affaires Médicales et les 2 AAH dans leurs missions au quotidien - Planification et organisation d'activités diverses (gestion de l'agenda Directeur, organisation de réunions ou d'entretiens, traitement de mails, préparation de dossiers, prise de notes éventuelle) - Réception, ouverture et dispatching du courrier - Accueil et orientation du public dont tenue du « standard » du service - Conception, rédaction et mise en forme de divers documents (courrier, compte-rendu, diaporamas, note, tableaux de suivi) selon les standards institutionnels - Gestion des courriers ou de documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) y compris de manière dématérialisée - Gestion et suivi de certains dossiers - Assumer diverses tâches logistiques (commandes bureautiques, réservation de salles/véhicules etc) - Assurer le remplacement du secrétariat de la DRH en cas d'absence. Certaines tâches pourront par ailleurs s'effectuer par roulement entre les deux secrétariats. 2. Description des activités et des tâches L'assistante de direction est notamment amenée à : Gestion du courrier : · Enregistrer le courrier entrant sous excel des pièces importantes (selon une liste définie) et dispatching aux agents concernés par le suivi ; Envoi de courriers divers (RAR, mails) · Assurer un suivi des parapheurs DG selon les règles de délégation de signature notamment Organisation et planification des activités : · Assister les directeurs (agendas, préparation de courriers et dossiers, mise en forme et correction, organisation des déplacements, établissement des OM sous le logiciel Formidable etc.) · Organiser les rendez-vous et les réunions avec réservation salle, surface HUB, véhicule le cas échéant Accueil · Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs, gestion des appels téléphoniques du secrétariat et gestion de l'accès à la DAM Bureautique · Réalisation de courriers, notes, diaporamas selon l'actualité · Mise en forme de documents divers Suivi de certains dossiers · Gestion des congés des cadres du service, tenue du tableau de présence · Participation au process de sélection des managers médicaux en assistant le Directeur DAM et le Président de la CME dans le suivi et l'organisation du renouvellement des chefferies de service ou de pôle (planification des auditions, logistique, formalisation des avis de nominations et des décisions individuelles) · Participation au process de recrutement des praticiens en assistant l'AAH dans diverses tâches administratives ou organisationnelles (courriers de réponse à la CPH) · Suivi des entretiens communs DAM/PCME Gestion documentaire · Référente gestion documentaire dont création et mise sur Gedoc des documents du service · Référente annuaire pour la DAM · Actualisation de documents (ex organigramme) · Suivi de l'application des évolution de la charte graphique · Gestion du dossier informatique commun et archivage des documents (proposer un plan de classement notamment) Intérim du secrétariat DRH en cas d'absence : prise des appels téléphoniques et traitement du courrier pour assurer à minima la continuité du service Diverses et autres tâches ponctuelles confiées par les directeurs et/ou attachés Profil recherché : Connaissances professionnelles Techniques de secrétariat et de bureautique (mise en forme de document selon les standards administratifs, maitrise de l'orthographe, grammaire et syntaxe) Maitrise des logiciels classiques (word, excel, power-point, teams, zoom) et outils métier (CPAGE, COSWIN, FORMIDABLE) Identifier les informations communicables à autrui dans la limite du secret professionnel Savoir s'exprimer et communiquer avec professionnalisme auprès d'un public varié Définir et tenir un plan de classement Aptitudes Sens de l'organisation, rigueur et méthode Qualités relationnelles Savoir faire preuve de discrétion Être force de propositions Travail en équipe auprès de professionnels variés Appétence aux usages de communication informatique Grade Ciblé : Assistant Médico-Administratif Date de limite de dépôt de candidatures : 03 septembre 2025 Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour. Postulez sur le site carrière : https://hopitauxsudlorraine.softy.pro/offre/173161?idt=159
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