Référence CSP: 2024-1537805
Directement rattaché au chef de la mission et son adjoint(e), le titulaire du poste prend en charge la gestion financière de plusieurs typologies de dépenses, assure le suivi administratif et contribue au bon déroulement des activités de la mission.
Gestion financière:
Le titulaire du poste prend en charge des dépenses spécifiques communes à tous les pôles, d'un ou plusieurs services prescripteurs :
§ il/elle assure le contrôle de la régularité des demandes d'achat émises par le service prescripteur au regard de la réglementation de la commande publique et des supports contractuels existants;
§ une fois ce contrôlé effectué, il/elle prend en charge l'exécution de la dépense dans l'outil de gestion CHORUS;
§ il/elle assiste le service prescripteur dans l'exécution de la dépense et des marchés afin d'assurer le respect des supports contractuels existants (délais de livraison, procès-verbaux de recette, pénalités, avenant, révisions) et des règles budgétaires et comptable (décret GBCP);
§ il/elle veille au paiement des factures relatives aux dépenses de son service en s'assurant du respect du délai global de paiement;
§ il/elle tient un tableau de suivi lui permettant de contrôler l'exécution de chaque dépense et d'apporter une assistance à ses services prescripteurs pour le suivi budgétaire;
§ il/elle assure la communication avec le service du contrôle budgétaire et comptable ministériel, par la transmission des pièces justificatives de la dépense notamment, et celles nécessaires au visa préalable des engagements juridiques.
Son activité l'amène à réaliser dans l'outil de gestion Chorus les actes de gestion suivants: création, modification et clôture des engagements juridiques (marchés et bons de commandes), saisie et/ou certification du service fait, création des demandes de paiement (hors périmètre service facturier), calcul et génération des avances, application et levée des retenues de garantie, création des fiches immobilisations, création des tiers, création des demandes de RIB, calcul et application des pénalités.
Il/elle peut être amené(e), en cas de pic d'activité, à renforcer l'équipe d'un des pôles afin d'assurer une continuité de service pour l'ensemble des prescripteurs pris en charge par ce pôle.
Assistance administrative:
En étroite collaboration avec l'équipe de direction, le titulaire du poste assure:
- l'assistance administrative du chef de misson et son adjoint(e) dans la gestion et la mise en forme de dossiers spécifiques
- le soutien logistique de l'activité,
- la réception et le traitement du courrier.
Rédaction et interface
Il/elle assure la rédaction de documents transversaux, telles que les fiches métiers et fiches de procédure en vue d'uniformiser les pratiques internes
Il/elle assure la transmission de documents transversaux en interne ou à destination des interlocuteurs de la mission (comptable).
Experience: Débutant accepté
Administration Centrale MENJ - MESR
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