Employé / employée de gestion de copropriété

1. Missions principales
Gestion de la relation client

Contribuer au développement de l'image de l'activité syndic.
Informer les copropriétaires sur toutes les démarches entreprises pour le compte de l'immeuble.
Conseiller les copropriétaires dans la maintenance et la valorisation de leur patrimoine et proposer des actions.
Gestion technique

Assurer la maintenance technique et le suivi des réclamations courantes des copropriétaires, les visites des immeubles, les calendriers de l'exécution et des paiements des travaux, les relations et le suivi des prestataires de service (bureaux d'études, bureaux de contrôle, entreprises.).
Définir et programmer les travaux de réfection, de réhabilitation ou d'aménagement à engager dans le cadre du budget courant ou à présenter à l'assemblée générale.
Lancer des consultations auprès des prestataires.
Négocier et souscrire les contrats d'entretien pour le compte des propriétaires.
Assurer le suivi des décisions des assemblées générales, en matière de travaux.
Être le garant de l'exécution du règlement de copropriété et des décisions issues des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
Gestion administrative, juridique et financière

Prévoir et convoquer les assemblées générales et les conseils syndicaux, puis en assurer la conduite et en rédiger le compte-rendu.
Faire prendre les décisions et les exécuter dans le cadre spécifique de la copropriété.
Déclarer les sinistres, suivre les dossiers et être en relation avec les assureurs.
Assurer le suivi des contentieux éventuellement avec les avocats et experts judiciaires.
2. Activités éventuelles
Réaliser le montage de dossiers de financement et de subventions.
Prendre en charge la gestion de personnel : gardiens, employés d'immeubles (si ce n'est pas un prestataire de service qui assure les prestations), suivi des activités, absences, moyens matériels.
Faire les relevés des sous-compteurs Eau et EDF des copropriétés.
3. Variabilité des missions
Ses attributions varient en fonction de la nature du mandat confié et du type de patrimoine.
Dans les logements, les interlocuteurs sont nombreux et les approches en général moins techniques.
Dans les bureaux, les interlocuteurs sont davantage professionnels et soucieux de la qualité du service, ainsi que de la rentabilité.
Dans les résidences de vacances, la gestion des « multipropriétés » peut être rendue plus délicate par le grand nombre d'interlocuteurs et le risque de dégradation du patrimoine.
Quand il/elle a pour mandat la gestion de copropriétés dégradées et en difficulté, outre les missions classiques d'un syndic de copropriété, le principal de copropriété, ou syndic social, doit mettre en œuvre tous les moyens pour enrayer les processus de dégradation : identification des dysfonctionnements, définition d'un programme de réhabilitation, suivi personnalisé des propriétaires et des locataires, rétablissement de la gestion collective, maîtrise des charges.
4. Évolution du poste
Pendant trois mois, vous serez en binôme avec le gestionnaire de copropriété dont vous prendrez le portefeuille (maximum 20 copropriétés) et en formation sur les outils informatiques de l'agence (SPI et IMAG). Vous irez également visiter toutes les autres copropriétés avec les gestionnaires de copropriété afin de connaître tout le portefeuille de l'agence. Vous serez sous l'autorité du responsable des gestionnaires de copropriétés, de la responsable d'agence, et de la gérante, qui vous formeront au fur et à mesure, afin de devenir autonome dans toutes vos tâches sur une période estimée à deux ans.