À propos de nous
Organisée autour de 4 campus stéphanois et d’un campus roannais, l’Université Jean Monnet (UJM) accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. L’UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.
Le poste à pourvoir est situé sur le campus de l'IUT de Saint-Etienne.
Mission
POSITIONNEMENT
La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département.
MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du département Génie Mécanique et Productique (GMP)
ACTIVITES : Assurer le secrétariat du département en lien avec la secrétaire en place :
-Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
-Gérer les services d’enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
-Informer et veiller à l’application de la règlementation, des directives et consignes
-Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
-Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant…)
-Organiser les courriers et mailings, gérer l’affichage des informations
-Classer et archiver tous les documents
-Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique et les partenaires extérieurs :
oRéaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant
oParticiper à l’élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
oVérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
oOrganiser la partie administrative des devoirs surveillés
oParticiper à l’organisation des jurys du département…
oÉtablir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d’étudiants
oSuivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs…)
oSaisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires
Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l’accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.
Profil
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
•Savoirs
oConnaitre la réglementation relative à la scolarité dans l’enseignement supérieur
oMaîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
oConnaitre les techniques de gestion administrative
oMaitriser les logiciels bureautiques (excel, word…)
oConnaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d’enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa, Career center…)
oConnaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure
•Savoir faire
oSavoir communiquer à l'oral et à l'écrit
oSavoir travailler en équipe
oSavoir analyser et gérer les demandes d'informations
oSavoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC
oSavoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
oSavoir accueillir le public en toutes circonstances.
oSavoir mettre en œuvre les consignes données
oSavoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
oSavoir organiser et gérer un système de classement
oSavoir rendre compte
•Savoir être
oSens du contact et qualité d'écoute
oSens du travail en équipe
oÊtre capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs
oRigueur et clarté en tenue de documents administratifs
oBon relationnel et esprit d'équipe
oDiscrétion
oRespect de l'usager
oFaire preuve de polyvalence et de disponibilité
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
oTélétravail non adapté la 1ère année
oPermanence d’ouverture du secrétariat
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