Préposé.e, gestion électronique des documents

Préposé.E, Gestion Électronique des Documents

En tant que Préposé.E à la Gestion Électronique des Documents (GED), vous aurez la charge de la gestion, de l'organisation, de la numérisation, de l'indexation et de l'archivage électronique des documents de l'organisation. Vous veillerez à la bonne application des procédures de gestion documentaire et au respect des règles de conservation, de confidentialité et de traçabilité.

Responsabilités spécifiques

· Numériser les documents papier selon les procédures établies (qualité, format, indexation).

* Classer, indexer et archiver les documents numériques dans l'outil GED (par mots-clés, métadonnées, typologie documentaire...).
* S'assurer de la conformité et de la traçabilité des documents traités.
* Participer à la mise à jour des plans de classement et des référentiels documentaires.
* Contribuer à la fiabilité et à la sécurité des données (droits d'accès, versions, sauvegardes).
* Apporter un soutien aux utilisateurs dans la recherche et la consultation des documents.
* Participer à l'amélioration continue des processus GED (optimisation des flux, automatisation, qualité des données).
* Assurer une veille sur la conservation des documents selon les délais légaux ou contractuels.
* Toutes autres tâches connexes.

Expérience/Formation

· Une première expérience en GED ou dans un service d'archives ou documentation est un atout.

Qualités et aptitudes

Techniques :

* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
* Connaissance des systèmes de GED
* Maîtrise des techniques de numérisation et d'indexation
* Notions en archivistique, gestion des données ou réglementation documentaire (RGPD, durée de conservation…)

Savoir-faire :

* Organiser l'information de façon structurée
* Identifier les documents à archiver selon leur typologie
* Utiliser des outils de classement, de recherche et d'extraction
* Suivre des procédures strictes

Savoir-être :

* Rigueur, discrétion, sens de la confidentialité
* Autonomie et esprit d'initiative
* Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec différents services
* Sens du service et de l'organisation