Chef de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un Chef de scolarité (F/H) au sein de l'UFR Odontologie.
Sous la direction du Directeur des services administratifs du pôle santé et de son adjoint, le.la chef.fe de scolarité aura la charge d'organiser l'activité du service de la scolarité et d'encadrer le travail du personnel administratif (2 agents) en veillant à l'application de la réglementation et en organisant la gestion administrative et pédagogique de l'étudiant.
Mission 1 : Pilotage et encadrement du service
· Organiser et planifier l'activité annuelle (rentrée, examens, jurys, diplomation) ; structurer le plan de charge et les échéanciers.
· Encadrer, animer et accompagner la montée en compétences des gestionnaires
· Formaliser et diffuser les procédures
· Contribuer à l'amélioration continue
Mission 2 : Gestion du parcours étudiant et dossiers complexes
· Garantir un accueil et une information fiables
· Veiller à la conformité des actes de scolarité et au respect des textes
Mission 3 : Examens, jurys et diplomation (conformité pédagogique)
· Établir et publier les calendriers d'épreuves (toutes sessions) ; organiser la logistique des examens et l'accessibilité des aménagements.
· Organiser les jurys (convocations, secrétariats) ; sécuriser la chaîne des notes, procès-verbaux et décisions.
· Suivre la diplomation (attestations de réussite, contrôle qualité des données diplôme) et gérer les situations litigieuses avec la direction et les services centraux.
Mission 4 : Offre de formation, maquettes et emplois du temps
· Modéliser l'offre dans le SI scolarité (Apogée : structures d'enseignement, MCC, règles de calcul) ; mises à jour lors des évolutions et campagnes d'accréditation.
· Contribuer aux dossiers d'évaluation/accréditation et aux documents de référence
· Coordonner la construction des emplois du temps et la réservation de salles (CELCAT) en lien avec les équipes pédagogiques.
Mission 5 : SI scolarité, qualité des données et coordination transversale
· Assurer le rôle de référent fonctionnel Apogée : paramétrage, tests, documentation et aide aux utilisateurs en scolarité.
· Produire des tableaux de bord, bilans et statistiques pour l'équipe de direction.
Mission 6 : Appui aux gestionnaires de scolarité dans la gestion administrative
· Assurer la continuité des activités administratives de scolarité en cas d'absence ou de surcharge d'un ou des gestionnaire.s
· Prendre en charge au besoin le suivi administratif des étudiant·es du périmètre concerné

PROFIL RECHERCHÉ :

- Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Maitrise de l'offre de formation de l'établissement
- Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires
- Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité
- Maîtrise des techniques de communication
- Savoir maîtriser les outils bureautiques et informatiques (communication)
- Savoir s'approprier et utiliser un nouvel outil
- Savoir concevoir et rédiger un document précis et rigoureux
- Planifier son activité, gérer les priorités, respecter les délais
- Savoir animer et coordonner les activités du service
- Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l'information
- Savoir apprécier le niveau de confidentialité des informations
- Savoir renseigner et suivre les tableaux de bord
- Savoir représenter la composante face aux diverses parties prenantes
- Savoir définir et mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi et l'analyse des opérations de gestion
- Sens des contacts et des relations humaines, être à l'écoute
- Sens de la pédagogie, patience
- Bonne expression orale et écrite, maîtrise de l'orthographe
- Etre disponible
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Polyvalence et capacité d'adaptation (situations, nouvel outils...)
- Savoir prioriser les activités, gérer les délais
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité à gérer les conflits, à faire face aux situations d'urgence
- Informer et rendre compte
- Diplomatie et maîtrise de soi

Type de recrutement
Profil ciblé minimum catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels de la fonction publique
CDD à pourvoir dès que possible pour une durée d'un an, renouvelable

Avantages
• Accès aux services de l'Université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues
• Comité d'action sociale, prestations sociales de l'établissement et interministérielles

Date limite de réception des candidatures : 3 mars 2026