Assistant administratif udap 73-74

Vos missions en quelques mots Placé sous l'autorité directe du chef de service, l'agent sera chargé des missions suivantes : 1-Responsable des relations avec le public : -réceptionner les demandes du public, analyse des sollicitations, priorisation, réponses directes (de premier niveau, éclairage sur les procédures), réorientation vers le pôle technique, échange avec l'équipe d'encadrement ; -assurer la gestion courante du service et de sa boite fonctionnelle, relais pour démarche simplifiée (avant-projet, autre) ; -assurer les missions transverses avec les autres administrations ; -assurer la gestion batimentaire (locaux du service), intendance et logistique. 2-Assistance des ABF sur le département et avec l'UDAP 74 : -assurer la gestion des plannings, organisation de réunions externes (sujets sur le patrimoine, l'architecture, l'urbanisme) ; -être un appui des encadrants et un lien avec l'ensemble de l'équipe sur tout sujet d'organisation, de cohésion ; -accompagner le chef de service sur l'action en inter-service, en lien avec son homologue du site 74, y compris médiation RH interne, relais DRAC et de ses services, les relations avec le corps préfectoral, les élus et le milieu de l'architecture ; -facilitation sur l'activité Chorus, aide à la synthèse de notes, rapports annuels et bilan d'activités, -assurer la pré-analyse de tous types de dossiers et rédaction de courriers. 3-Collaborations techniques et référent administratif sur le volet patrimonial : -préparer et assurer le suivi de la programmation sur l'entretien sur MH n'appartenant pas à l'État avec le pôle technique ; -assurer l'élaboration du budget prévisionnel d'entretien sur MH État et suivi d'exécution en lien avec la CRMH ; -saisir les demandes d'achats sur Chorus formulaires, vérification de services faits et préparer les paiements pour l'entretien des 3 monuments de l'État ; -assurer la coordination des activités (réunions, ordre du jour, compte-rendu) et des réunions techniques liées aux MH et précisément aux 3 cathédrales avec la CRMH dont la cellule travaux-marché, accompagnement des ABF pour la relation avec les entreprises, lien avec le CMN concernant les droits de recette sur les occupations de cathédrales et les demandes accessoires ; -collaboration sur les dispositifs interministériels et les dossiers de subventions pilotés en préfecture ; -enregistrer, assurer le suivi des dossiers patrimoniaux pour le conseil départemental de Savoie, la fondation du patrimoine, la préfecture, leurs référents en lien avec les techniciens concernés et l'ABF responsable sectoriel ; -assurer le suivi de la chaîne des avis sur l'urbanisme, des modalités numériques, migration des dossiers, interface avec les collectivités ; -être responsable du classement des dossiers numériques, archivage général, responsable bibliothèque ; -coordination des statistiques, bilan annuel ; -relations avec le service communication de la DRAC (JEP, etc) et aide à l'élaboration de documents Profil recherché "Compétences techniques : - maîtrise des applicatifs, des outils informatiques standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook Patronum, Open ADS, notion de SIG) - maîtrise des outils collaboratifs : plateformes type Resana - maîtrise des pratiques de rédaction administrative - maîtrise des techniques de communication écrite et orale - maîtrise de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation du travail) - connaissance des codes du patrimoine et de l'urbanisme - maîtrise des représentations dans l'espace (plans, lecture des façades, vues 2D, 3D) Savoir-faire : - analyser une demande - accompagner toute sollicitation d'un usager dans une approche globale sur le plan administratif - savoir communiquer et s'adapter à l'interlocuteur - hiérarchiser les priorités au sein des missions, planifier, orienter - participer et créer du lien au sein de l'équipe, accompagner les initiatives collaboratives - comprendre et mettre en oeuvre une réglementation, une procédure - organiser le classement et la gestion documents (format papier / numérique), archiver. Savoir-être : - aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines - rigueur et autonomie - anticipation et sens de l'initiative - réactivité - capacité d'adaptation - sens de l'analyse et esprit de synthèse." Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter drac.ara-rh@culture.gouv.fr