Qui sommes-nous ?
Le Département de Seine- et Marne mène une politique de grands projets, déployée sur l’ensemble du territoire, au service des Seine-et-Marnais.
En tant que collectivité territoriale, il accompagne au quotidien les résidents de Seine-et Marne dans à peu près tous les aspects de la vie
Chef de file des solidarités sur son territoire, il pilote ainsi les actions en faveur des seniors, des personnes en situation de handicap, de l’enfance, du logement ou encore de l’emploi.
Le réseau routier départemental, l’entretien, la rénovation et la construction de collèges, ou encore la lecture publique ; et les archives départementales font aussi partie de ses compétences.
Il gère, par ailleurs, les transports interurbains et scolaires et mène une politique active en faveur du développement du sport et de la culture sur le territoire.
Il est également le premier partenaire des communes et des intercommunalités, qu’il accompagne dans l’aménagement du territoire pour offrir un cadre de vie toujours plus attractif aux Seine-et-Marnais.
Le Département s'investit dans de nombreux domaines pour améliorer le quotidien des habitants.
Vos missions
Missions du poste :
Assistance permanente aux Vice-présidents en terme d’organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi de leurs dossiers. Organisation, information, accueil et classement.
Activités principales :
. Contact direct et échanges permanents avec les Elus (mails, sms, téléphone)
. Accueil physique des personnes qui viennent en réunion ou en rendez-vous
. Gestion des appels téléphoniques (renseignements des administrés, relais vers l’interlocuteur compétent si nécessaire,
filtrage et transcription des messages aux Elus)
. Gestion et optimisation d’agendas complexes en fonction des priorités, des urgences en parallèle des agendas
professionnels des Elus
. Gestion et suivi des courriers « arrivée/départ » via Elise, des notes, mails (externes et internes)
. Contrôle et suivi des parapheurs avant présentation à la signature des Vice-présidents
. Traitement des invitations nominatives aux réunions internes et externes, aux manifestations
. Traitement des représentations du Président via l’application « Convocations/Invitations »
. Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes
. Si nécessaire, demande d’éléments de langage relatifs aux réunions, convocations et manifestations
. Rédaction et élaboration de divers documents (courriers, mails, notes, tableaux par communes pour chaque canton…)
. Suivi des délégations (participations/représentations aux CA et désignations diverses)
. Organisation logistique des déplacements
. Lien avec le service Presse
. Préparation des dossiers de travail avec la sortie des rapports pour les Commissions Permanentes et Séances via l’application ACTE77 (ainsi que pour le conseiller VP de commission) + prise de rendez-vous pour l’examen des rapports
Activités secondaires :
. Gestion des vœux par cantons pour les élus et leur binôme
. Gestion des demandes spécifiques des Elus
. Elaboration des états de frais de déplacements dans l’application dédiée
. Classement et archivage des dossiers
. Demandes de lots pour les associations qui le demandent
. Appui logistique et bureautique
. Recherche de documentations et d’informations diverses
. Continuité de service en cas d’absence des collègues (congés, formation ou maladie)
Votre profil
Savoir :
. Organisation et gestion du temps et des priorités
. Fonctionnement des services de la collectivité
. Règles de l’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)
. Circuits et procédures administratives
. Fonctionnement et rôle des autres collectivités
Savoir-faire :
. Organisation d’agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités
. Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
. Rappel des informations importantes et transmission des messages
. Renseignement des interlocuteurs et relais vers l’interlocuteur compétent
. Adaptation de son discours en fonction de l’interlocuteur
. Anticipation des activités et besoins
. Compréhension et reformulation des demandes
. Respect des délais
. Organisation du classement et archivage des dossiers
. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et d’internet
. Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme)
Savoir relationnel :
. Grande discrétion
. Travail en équipe
. Autonomie
. Sens de l’initiative
. Rigueur et sens de l’organisation
. Capacité à gérer l’urgence
. Disponibilité
. Aptitude à communiquer, aisance dans les contacts, sens de l’écoute
. Bonne présentation
. Etablir d’une relation de confiance
Le poste est basé à Melun.
Conditions d'éligibilité
Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.
Un expérience solide en assistanat de direction serait appréciée.
Nos avantages
• Titres restaurant, participation aux frais de mutuelle et régime de prévoyance obligatoire
• RTT (sur la base de 39 heures hebdomadaires)
• Gare de Melun à proximité (à 25 min de Paris gare de Lyon)
Nos engagements
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.
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