Secrétaire ifsi/ifas f/h

SPECIFICITE DES MISSIONS EN CONTRAT DE REMPLACEMENT
La personne se verra confier des activités par les quatre secrétaires en poste et par les deux coordonnatrices des formations infirmières, aides-soignantes et de la formation continue.
Les activités des secrétaires sont décrites dans les paragraphes suivants.
Horaires du lundi au vendredi: 7h par jour sur une plage de 8h à 18h, horaire à définir avec la secrétaire
PRINCIPALES ACTIVITES REPARTIES ENTRE LES SECRETAIRES
Gestion administrative des apprenants
Accueil, information et inscription des élèves
Réception des documents des dossiers d’inscription pour l’entrée en formation (gestion et suivis et étude des financements)
Gestion et tenue des dossiers administratifs, des dossiers scolaires, des prises en charge financières
Saisie des résultats d’évaluation
Saisie des absences et suivi des retours des justificatifs d’absence
Mise à jour et saisies des données sur les plates formes partenaires (Kairos, Odessa, Ramsès, Transition pro, Mon compte formation, DREETS).
Gestion des déclarations d’accident de travail des élèves
Gestion administrative des dossiers du diplôme d’état: dossier papier et sur les logiciels dédiés
Gestion administrative des conventions pour la formation continue
Gestion des stages
Collaboration avec la coordonnatrice de stage pour rechercher des places et les enregistrer
Mise en stage des apprenants
Assurer le suivi des signatures des conventions
Gestion de la formation continue Réaliser les courriers et/ou convention de confirmation de participation aux formations
Administrer les dossiers administratifs des intervenants: CV, rémunération
Assurer la coordination avec la DRH du CHT
Gestion des instances et des réunions
Assurer le suivi de la conformité de la composition des instances et la soumettre aux tutelles
Gérer les convocations des membres et éventuellement des apprenants convoqués en respectant le délai de prévenance
Gérer les comptes-rendus et les diffuser dans les délais requis
Gestion des intervenants Réaliser les courriers et/ou convention de confirmation d’interventions
Administrer les dossiers administratifs des intervenants: CV, rémunération
Assurer la coordination avec la DRH du CHT
Activité diverses
Accueil téléphonique, des étudiants, des intervenants et du public extérieur
Participer à l’information sur les conditions d’inscriptions et d’études ainsi que sur les aides disponibles
Traitement du courrier
Participer aux réunions d’équipe et aux manifestations: portes ouvertes, job-dating, réunions avec les partenaires, journée sportive, …
Contribuer au suivi et à la mise en œuvre des exigences de la démarche qualité (Qualiopi)
Contribuer à la réalisation du rapport annuel d’activité
Gérer les enquêtes diverses
Contribuer à l’amélioration des outils et méthodes
Gestion des frais de déplacements des formateurs
Suppléance entre secrétaires durant les absences
Taxe d’apprentissage : mailing de sollicitation de versement aux entreprises, envoi des bordereaux de versement aux entreprises, enregistrement des versements en lien avec le service financier, courriers remerciements en lien
Profil recherché :
EXIGENCES DU POSTE
- Niveau d’études : BAC +2 souhaité
COMPETENCES REQUISESet SOUHAITEES
- Capacité à concevoir et organiser des activités administratives
- Rapidité et rigueur dans l’application des tâches
- Capacités d’accueil et de communication
- Capacités de se positionner vis à vis des apprenants
- Esprit d’équipe
- Tact et pondération
- Maîtrise Pack Office