Le poste
Statut : Titulaire/CDI/CDD Catégorie : C
Organisation du travail :
- Poste à temps plein
- Horaires : 8h-16h / 9h-17h / 10h-18h
- Repos fixe
- Organisation du temps de travail : du lundi au vendredi
Lieu de travail : EHPAD La Cubissole Déplacements liés à la fonction : oui x non q
Suppléance (le cas échéant) :
Position dans la structure - Relations hiérarchiques
Directeur des affaires financières et de la coopération
Directrice du site du Blanc
Responsable des points d'accueil et d'encaissement
Position dans la structure - Relations fonctionnelles
Interne : services de soins, service informatique, assistantes sociales, cadres, cadre administratif de pôle, secrétariats médicaux, médecins coordonnateurs, animatrices
Externe : trésorerie hospitalière, organismes complémentaires, mairies, organismes de tutelle, tribunal, huissiers, pharmacies de ville, maison de santé, médecins généralistes, paramédicaux (kiné, pédicure.), ambulanciers.
Missions du service
Gestion des admissions des résidents, de la facturation et du recouvrement des hébergements des EHPAD.
Missions spécifiques du poste
- Missions principales :
o Accueillir les résidents et/ou de leur famille
o Saisir les informations nécessaires à une facturation de qualité et fiabiliser l'identité du patient
o Mettre à jour les mouvements des dossiers
o Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
- Autres missions spécifiques
Pour le PAE :
o Gérer le contentieux
o Réceptionner les dépôts ordinaires et successions des résidents
Pour le secrétariat :
o Classer et archiver des documents médicaux dans chaque structure
o Gérer le secrétariat EHPAD
Activités
- Accueil des personnes (agents, patients, usagers, résident, etc.), dans son domaine.
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Gestion des tâches administratives
- Gestion administrative et comptable, spécifique au domaine d'activité
- Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
- Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
- Tenue à jour des données / des fichiers relatifs au domaine d'activité
- Contrôle et facturation de l'activité
- Représentation de l'établissement auprès du juge des affaires familiales pour l'obligation alimentaire (pour la référente PAE)
Risques professionnels
- Troubles musculo-squelettiques
- Risques psycho-sociaux
Compétences
(Issues du répertoire des métiers de la FPH)
Savoir faire
Ø Accueillir et accompagner des stagiaires et nouveaux arrivants
Ø Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Ø Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Ø Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Ø Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
Ø Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Ø Travailler en équipe/ en réseau
Ø Utiliser l'outil informatique et les différents logiciels métier
Savoir être
- Sens de l'accueil et de l'écoute
- Qualités relationnelles
- Respect du secret professionnel
- Maitrise de soi
- Rigueur et discrétion
- Maîtrise des techniques d'accueil et gestion des conflits
- Capacité d'adaptation
Profil recherché
Conditions d'accès au poste
Diplôme requis : Baccalauréat ou équivalent
Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :
Maitrise des outils informatiques
Expérience d'au moins 1 an dans un secrétariat ou poste de gestionnaire administrative souhaitable
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