Responsable administratif·ve adjoint·ve

Informations générales Organisme de rattachement Université Bordeaux 3 Référence 2026-2167161 Date de début de diffusion 22/04/2026 Date de parution 22/04/2026 Localisation Pessac Date limite de candidature 06/05/2026 Nature du contrat CDD d'1 an Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie A (cadre) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Enseignement et Formation - Chargée / Chargé du pilotage de l'offre de formation Statut du poste Vacant Intitulé du poste Responsable administratif·ve adjoint·ve Descriptif de l'employeur L’Université Bordeaux Montaigne est une université d’Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l’homme de Bordeaux, unité d’appui à la recherche. Pour en savoir plus, consultez nos pages. Consultez l'offre ici. Les candidatures (CV et Lettre de motivation) sont à déposer avant le 06 mai 2026 en cliquant ici. Descriptif du service L'UFR Langues et Civilisations de l'Université Bordeaux Montaigne a pour mission l'accueil et la formation des étudiant.e.s, ainsi que la transmission des connaissances assurée par les enseignant.e.s et les enseignant.e.s-chercheur.e.s de l'UFR à travers l'étude du langage, des langues et des cultures qu'elles véhiculent. L’UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours), et 28 personnels administratifs. L’UFR Langues et Civilisations est organisée en 13 départements d’enseignement, 1 accueil et 4 services administratifs Le/la responsable administratif(ve) adjoint(e) concourt à la mise en oeuvre des orientations stratégiques de l’UFR dans le cadre établi par l’établissement en collaboration étroite avec la direction de la composante. Placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe de la responsable administrative et financière de l’UFR, le/la responsable administratif(ve) adjoint(e) assure une mission d’appui dans l’ensemble des missions de pilotage administratif de la composante. Il/Elle participe à la coordination opérationnelle des activités, sans exercer d’autorité hiérarchique, en apportant un support fonctionnel aux équipes. Pour cela, il/elle s’appuie et collabore avec la direction de l’UFR, la responsable administrative et financière, les responsables de bureaux, les équipes enseignantes, les autres composantes de l’université et les services centraux. Description du poste 1.Pilotage et gestion administrative ➢ Assister, conseiller sa hiérarchie et la représenter auprès des partenaires internes et externes ➢ Contrôler l’application des règles et procédures administratives ➢ Contribuer à définir et mettre en oeuvre un plan d’action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels de la structure ➢ Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement ➢ Participer à la réalisation d’études, l’élaboration de tableaux de bord, de rapports et d’enquêtes ainsi qu’à la réponse aux audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure ➢ Apporter son expertise, contribuer aux éléments administratifs requis pour les instances et commissions, assurer une veille stratégique et réglementaire ➢ Gérer quotidiennement les activités et urgences de l’UFR, gérer les demandes d’interventions et signalements d’incidents via l’application dédiée, en assurer le suivi ➢ Participer aux instances de l’UFR et contribuer à leur préparation ➢ Apporter un soutien administratif à la direction de l’UFR, superviser et gérer la messagerie électronique de la direction de l’UFR ➢ Participer activement à l’élaboration du projet de service ➢ Assurer l’archivage de l’UFR 2.Pilotage et Gestion de l’offre de formation ➢ Assurer le suivi opérationnel de l’offre de formation, gérer les demandes annuelles de modification de maquettes ➢ Collaborer avec la direction de la formation et des études pour l'élaboration et la mise en oeuvre des différentes procédures relatives à la scolarité (modalités des campagnes d’admission en licence et master, modalités de contrôle des connaissance, calendrier des examens, etc.) ➢ Optimiser le suivi et l’utilisation des données issues des conseils de perfectionnement ➢ S’assurer de l’application de la réglementation des études et veiller à la régularité des actes administratifs ➢ Participer au processus d’évaluation et d’accréditation des formations ➢ Superviser, et éventuellement assurer, la mise à jour de l’offre de formation sur le site internet de l’université ➢ Participer au projet de changement de plateforme de candidatures (e-candidat) ➢ Participer au projet de changement de logiciel de gestion de scolarité (Pegase) ➢ Mettre en oeuvre et suivre la réforme des métiers de l’enseignement au niveau de l’UFR ➢ Préparer la future offre de formation 3.Management et gestion des ressources humaines ➢ Assurer le relais opérationnel de la responsable administrative et financière dans la gestion quotidienne des ressources humaines et l’application des procédures ➢ Accompagner, conseiller et soutenir les responsables de bureaux, pédagogiques et de départements dans leurs missions de management et dans l’application de la réglementation relative aux personnels administratifs et enseignants Descriptif du profil recherché Connaissances ➢ Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche et à leur fonctionnement ➢ Connaissance générale de la gestion des ressources humaines ➢ Méthodologie de conduite de projet ➢ Objectifs et projets de l’établissement ➢ Connaissances des outils de gestion de scolarité serait un plus Compétences opérationnelles ➢ Capacité à appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion, ➢ Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, analyser des résultats, ➢ Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques, ➢ Maîtriser les techniques de présentation orales et écrites, ➢ Coordonner et animer un collectif de travail, ➢ Accompagner les changements, ➢ Capacité à manager et animer une équipe, ➢ Conduire un entretien, une réunion ➢ Aptitude à gérer des échéances multiples et à prioriser Compétences comportementales ➢ Organisation, rigueur, autonomie ➢ Esprit d’initiative ➢ Réactivité / proactivité ➢ Adaptabilité et sens du service public ➢ Esprit d’équipe et collaboratif ➢ Discrétion, confidentialité, loyauté ➢ Sens du relationnel, capacités à communiquer auprès de différents interlocuteurs Temps plein Oui Rémunération contractuels (en € brut/an) à partir de 22K€ brut/annuel Localisation du poste Europe, France, Nouvelle Aquitaine, Gironde (33) Géolocalisation du poste 19 esplanade des Antilles 33607 Pessac Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Université Bordeaux Montaigne Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 21/01/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) drh-recrutement@u-bordeaux-montaigne.fr