Assistant ou assistante spécialisée - secrétariat du doctorat h/f

Informations générales Entité de rattachement Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 15 000 étudiants, 1 200 salariés, 280 chercheurs et 4 500 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label « Égalité professionnelle » (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification « Top Employer » en 2025. Référence 2025-1163 Date de début de diffusion 19/12/2025 Intitulé du poste Assistant ou Assistante spécialisée - secrétariat du doctorat H/F Type de contrat Durée indéterminée Temps contractuel Temps plein Présentation de l'entité Créée en 1988, l'École de la Recherche (EDR) propose pour plus de 600 étudiants, des programmes de master et de doctorat dans les cinq disciplines enseignées à Sciences Po (droit, économie, histoire, science politique et sociologie). Les missions de l'École sont menées à bien en étroite collaboration avec les enseignants chercheurs, les centres de recherche, la Direction de la Formation et de la Recherche. Description de la mission Sous l’autorité de la direction exécutive de l’Ecole de la recherche, vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat central du doctorat et vous effectuerez les missions suivantes : - Effectuer le suivi de la procédure d’admission en doctorat, deux fois par an, en lien avec la direction des Admissions : Préparation des COMEX d’admission en lien avec la direction exécutive de l’Ecole et la direction des Admissions ; Vérification du statut académique des directeurs de thèse ; Enregistrement des admis dans la base de données Banner ; Vérification des conventions de cotutelle, en collaboration avec les programmes doctoraux. - Effectuer le suivi de la procédure d’admission en habilitation à diriger des recherches (HDR) : Prise de connaissance de l’ordre du jour du Conseil scientifique et des comptes-rendus ; Enregistrement des admis dans la base de données Banner. - Gérer la procédure de venue en soutenance pour le doctorat et la HDR, en collaboration avec l’ensemble des programmes doctoraux : Recueil des validations, vérification des pièces, envoi des courriers et suivi ; Convocations du jury, annonce des soutenances ; Accueil du jury lors des soutenances, tenue des registres ; Transmission des thèses et travaux à la bibliothèque ; Veille juridique. - Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR : Renforcement de l’efficacité et de la conformité des procédures existantes ; Mise en place d’outils de gestion rapidement mobilisables permettant de piloter finement les différentes procédures existantes. - Gérer l'animation des sujets liés au doctorat et à la HDR en lien avec les responsables administratifs et administratives des différentes disciplines (sociologie, science politique, économie, histoire, droit) : Diffusion des bonnes pratiques en instaurant une communication fluide avec les responsables administratifs et administratives ; Maintien de la cohérence des pratiques disciplinaires. Missions transverses : Mise à jour du fichier central de signalement des thèses en préparation (STEP) ; Veille juridique et suivi de l’évolution du cadre légal et des informations relatives au doctorat et à la HDR, et mise à jour des documents associés - site web, formulaires…) ; Etablissement des listes académiques, à envoyer au Rectorat, et transmission des certificats de diplôme et des diplômes académiques ; Etablissement d’attestations en lien avec le Pôle de la scolarité et le Service des archives, à partir de bases de données dédiées ; Réponses aux demandes d’informations ; Production de chiffres et indicateurs à la demande de la direction exécutive pour répondre aux besoins de pilotage des procédures mais aussi aux demandes internes et externes. Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris. Profil Diplôme de l’enseignement supérieur (Bac2/3 minimum) de préférence, avec une expérience réussie dans un domaine similaire Excellentes qualités relationnelles, capacité à s’exprimer à l’oral face à des interlocuteurs variés (interne/externe) Grand sens de la diplomatie et de la pédagogie Forte autonomie, sens de l’initiative et des responsabilités Qualité d’organisation du temps, du travail en équipe, et en mode collaboratif avec les autres services de l’Institution Excellentes qualités rédactionnelles et sens de l’écoute Connaissance du projet éducatif de Sciences Po et capacité à en rendre compte Excellente maîtrise de l'anglais (B2 minimum) Très bonne capacité à s’exprimer à l’oral et à l’écrit et excellente capacité de synthèse Capacité à représenter l’Institution Très bonne maîtrise des outils informatiques. Localisation du poste Paris Critères candidat Niveau d'études min. requis 4- Licence Niveau d'expérience min. requis 2-5 ans Procédure de recrutement Entretiens prévus avec La direction de l'école de la recherche La direction des ressources humaines