Assistant(e) administratif(ve)

À propos de nous

NEOMA Business School est une Ecole de premier rang international, dynamique et désireuse de dépasser constamment les frontières de la connaissance et de l’innovation. Nous recrutons régulièrement de nouveaux talents, souhaitant s’investir à nos côtés pour mener à bien notre mission : la formation et l’accompagnement des managers et entrepreneurs de demain.

Rejoignez-nous et devenez acteur dans la réalisation de notre mission de formation, évoluez dans un environnement international, adoptez un esprit de challenger et faites l’expérience d’une culture qui efface les frontières entre les communautés et tire parti de leur diversité. En effet, chez Neoma, les personnalités, les parcours et les métiers sont variés (+ de 170 fonctions), 30 nationalités représentées parmi les 720 collaborateurs, faisant de nos trois campus des environnements de travail résolument divers et multiculturels.

Fidèle à ses valeurs d’ouverture et d’engagement, NEOMA est particulièrement engagé en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap, avec des dispositifs d’accompagnement et d’aménagement adaptés. Toutes les candidatures sont étudiées à compétences égales, sans discrimination.


Mission

Au sein de l’équipe dédiée à la formation continue, vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des activités administratives, logistiques et financières.

Vos missions incluent :

Organisation logistique :

* Réservation des hôtels, transports (trains, avions) pour les intervenants ou clients.

* Réservation des salles de formation et prestations annexes (traiteur, écharpes, eau, café…).

* Gestion des reprographies et demandes spécifiques des formateurs.

* Organisation des jurys et examens (convocations, logistique, édition des parchemins).

Suivi administratif et financier :

* Gestion des dossiers de financement (OPCO, CPF, autres organismes financeurs).

* Rédaction et suivi des documents contractuels : devis, contrats cadres, conventions de formation.

* Gestion des avenants et des paiements des intervenants.

* Suivi des paiements clients : facturation, relances, coordination avec le service comptabilité.

* Suivi des frais de déplacement.

Contribution aux processus qualité et amélioration continue :

* Suivi des indicateurs qualité définis par la certification Qualiopi.

* Participation à l’amélioration des process administratifs en conformité avec les obligations légales.

Appui aux équipes commerciales et coordination pédagogique :

* Assister l’équipe commerciale dans la gestion des demandes clients et prospects.

* Collaborer à la mise en place des formations : feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction, supports.

* Aider à la préparation des propositions commerciales et au suivi des relances.

* Contribuer à l'amélioration des supports de communication (PowerPoint, Word, Excel).

Support administratif courant :

* Planification des réunions d’équipe et rédaction des comptes rendus.


Profil

Votre profil

* Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e) et engagé(é) dans une structure ne développement.

* Vous avez un excellent sens du service et une forte capacité à travailler en équipe.

* Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (notamment Pack office, Canvas, GPT).

* Vous avez une très bonne capacité rédactionnelle et un excellent niveau d'orthographe.

* Une connaissance du secteur de la formation professionnelle ou de l'environnement académique est un plus.