Responsable gestion administrative et opérationnelle école

La WAB est une Société Coopérative d’Intérêt Collectif. Depuis 2016 nous œuvrons en France et sur les Dom-Tom pour donner accès à des formations de qualité en lien avec les métiers et les compétences digitales. À ce jour, notre CFA, dispose de 2 titres* :
* Community Manager
* Concepteur Designer UI

*Ces titres appartiennent à des certificateurs
Nous sommes également créateur et propriétaire de de 8 certifications professionnelles qui forment à des compétences digitales. Sur ce pan, nous sommes donc à à la fois Organisme de formation et Organisme Certificateur.
Pour résumer, La WAB forme à la fois :
* des apprenants en apprentissage ou en reconversion professionnelle, sur 1 à 2 ans (titres professionnels)
* des apprenants professionnels (salariés, dirigeants, demandeurs d’emploi…) en formation continue (certifications professionnelles)

Dans le cadre de la structuration de notre branche CFA et OF, nous cherchons un/une : Responsable de la gestion administrative et opérationnelle de notre école.
Suite à un développement rapide de notre activité, et à un doublement du nombre d’élèves que nous embarquons à l’année (80/an aujourd'hui), nous cherchons un profil qui sera en charge de la gestion quotidienne de l’école : administration, vie scolaire, logistique et relation avec les entreprises et financeurs.




Voici les blocs d’intervention de profil recherché :
1. Coordination et opérationnalisation des calendriers de formation

* Contribuer à la construction des calendriers de formation en lien avec l'équipe pédagogique et piloter leur mise en œuvre opérationnelle : saisies, invitations, relances, paramétrage, alertes,etc

Ce pilotage comprend également la gestion rigoureuse des événements structurants de l’année scolaire (conseils de perfectionnement, bootcamps, bilans pédagogiques, etc), qui impliquent une préparation spécifique, une coordination avec l'équipe pédagogique (voire la Direction), et une logistique renforcée.
* Préparer et orchestrer les rentrées mensuelles des apprenants : déclencher les séquences d’automation (e-mails d’accueil, rappels, documents à compléter), ouverture des accès individuels aux outils internes (plateforme e-learning, adresse mail La WAB, espace de travail Discord, etc.)

En somme, assurer une expérience fluide pour chaque nouvel entrant, en anticipant les éventuels blocages (techniques, administratifs ou humains).
* Planifier et organiser les sessions d'examens en lien avec l'équipe pédagogique :

Fixer les dates d’évaluation, en tenant compte des contraintes calendaires (vacances, présences formateurs, échéances RNCP…)
Assurer la conformité administrative (inscriptions, pièces justificatives, présence, assiduité…), paramétrer les sessions en distanciel, organiser la logistique des jurys (disponibilité, invitations, documents à transmettre tels que grilles d’évaluation, etc.)
Garantir la traçabilité et l’archivage des preuves : enregistrements, émargements numériques, rapports d’évaluation, en cohérence avec les exigences Qualiopi/RNCP.
Assurer un support technique et logistique le jour J (accueil et installation, lancement visio, résolution des imprévus, etc)
Consolider les résultats et les transmettre selon les procédures internes et/ou de l’organisme

2. Suivi administratif des apprenants et gestion de l’assiduité

* Calcul et déclaration du nombre d’heures prévisionnelles de formation pour chaque apprenant à l’entrée en formation, selon les formats attendus par les financeurs (France Travail, OPCO, etc.).
* Assurer le suivi de l’assiduité et des absences, en lien avec l’équipe pédagogique (relances, justifications, alertes, déclenchement d'avertissements, etc).

Envoi et archivage des feuilles d’émargement numériques (via Edusign), selon les exigences des financeurs et certificateurs.
* Mise à jour du trombinoscope apprenant à chaque entrée de promotion ou changement de situation.
* Alimentation des tableaux de suivi internes et du CRM (Hubspot), de manière à contribuer aux bilans de présence, et alerter en cas de risque de décrochage ou de non-conformité.
* Gestion des sorties de formation : mise en conformité des dossiers des apprenants (ex. transmission de documents aux apprenants pour la fin de formation), les déclarations aux organismes financeurs, la clôture des espaces, le lancement de la récupération de données post-formation, etc.
* Saisies/déclarations annuelles ou ponctuelles, type SIFA, auprès des institutions de l'Etat et des certificateurs (ex. la déclaration à l'Ifocop de l'effectif et des informations post-formation)

Participer à la traçabilité des suivis individualisés, en respectant les règles de confidentialité et en assurant une coordination fluide entre les pôles (administratif, pédagogique, social).
Contribuer à la prévention du décrochage, en assurant un rôle d’alerte et de relance personnalisée.
* Participer à la gestion des comportements inadaptés, en coordination avec la direction et l’équipe pédagogique.
* Suivi des situations spécifiques et coordination avec le référent social et handicap pour identifier et signaler les situations particulières (absentéisme récurrent, difficultés sociales, problèmes d’équipement ou de connexion, demandes d’aménagement).
* Récupération d’avis d’apprenants afin d’alimenter nos notations en ligne
* Assurer le suivi post-formation des apprenants


3. Gestion administrative des relations entreprises et des contrats de formation

* Être l’interlocuteur·rice des entreprises d’accueil et des apprentis : droits et obligations, rythme, assiduité, planning
* Gestion du suivi quotidien des alternants
* Planifier les rendez-vous de suivi en entreprise, en lien avec les référents pédagogiques ou la direction, et assurer leur bonne organisation (visio, relance, lien, convocation, traçabilité).
* Assurer le reporting régulier aux entreprises (tableaux de bord, alertes, relances).
* Accompagner la gestion des ruptures de contrat : communication entreprise, déclaration OPCO, mise à jour administrative, etc.
* Participer à toute autre tâche administrative en lien avec les relations entreprises


4. Missions transverses ou en lien avec d’autres services

* Contrôle et tenue de l’adéquation de notre école avec les standards QUALIOPI
* Entretien et amélioration continue des logiciels ou documents liés à l’école (Edusign, Hubspot en partie, partie du drive, procédures sur 360 Learning, etc.)
* Accueil ponctuel téléphonique ou physique si le besoin se présente

Il est pour nous important de souligner que La WAB est une structure qui a digitalisé l’ensemble de ses processus. Nous utilisons donc au quotidien un CRM (hubspot), un outil de ticketing (redmine), un cloud (Drive google), des outils de signature dématérialisé, etc.
Nous avons une approche moderne de la gestion administrative et opérationnelle. Nous souhaitons donc recruter un ou une collaboratrice à l’aise avec les nouveaux outils digitaux et surtout appréciant travailler et effectuer de la veille sur ces outils.
Nous sommes une équipe dynamique, nous aimons faire des pauses ensemble, chercher des solutions ou imaginer de nouveaux concepts à plusieurs.
Notre collaborateur/trice idéal à l’esprit d’équipe, travaille pour la réussite du groupe et prend part aux différents moments de vie collectifs de l’équipe. Il/Elle pratique la communication positive et a à cœur la satisfaction des dossiers apprenants qu’il/elle accompagne. Il/Elle a une bonne expression orale et écrite, fait preuve d’écoute, d’empathie et d’une bonne adaptation.


Nous listons ici les compétences techniques qui seront nécessaires pour le poste. Avant recrutement nous ne demandons pas une pleine maîtrise de tous les outils ou techniques mais la capacité à s’adapter et à se les approprier rapidement.


* Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs :
* Suite Google (Drive, Docs, Sheets, Forms)
* Outils de signature électronique (ex : Edusign)



* Utilisation professionnelle d’un CRM :
* Hubspot (suivi de pipeline, tâches, automatisations)



* Gestion administrative en ligne :
* Saisie et suivi de dossiers dans des portails de financement (ex : Kairos, MonCompteFormation, EDOF)
* Téléversement et traitement de documents (tests, convocations, attestations)



* Communication digitale et relation client :
* Outils de messagerie et ticketing (Redmine ou équivalent)
* Maîtrise de Discord pour l’animation d’espaces de discussion



* Bonnes compétences rédactionnelles pour les échanges clients



* Suivi qualité et traitement des enquêtes :
* Création et gestion de questionnaires en ligne (ex : Tally, Google Forms)
* Collecte et organisation de témoignages (texte, vidéo, notes de satisfaction)



* Savoir-faire en administration des ventes :
* Rédaction de devis, conventions, documents d’habilitation
* Suivi des relances administratives (mises en conformité, retards partenaires)



* Appétence pour les outils digitaux :
* Veille et curiosité sur les outils facilitant les tâches administratives