Compte tenu du dynamisme du Centre hospitalier du Rouvray et du nombre important de projets à conduire dans le cadre de l'actualisation du projet médico-soignant et du projet d'établissement, la Direction générale a souhaité créer une direction spécifiquement dédiée à l'accompagnement des projets.
C'est ainsi qu'à la fin de l'année 2022, un poste de directeur des organisations et des projets (DOP) a été ouvert, dans le cadre d'un redéploiement des missions au sein de la direction de l'établissement. Depuis le 1er février 2023, la nouvelle Direction des organisations et des projets est opérationnelle. Sa première mission a été de structurer la démarche projet au sein de l'établissement, tout en définissant progressivement ses modalités d'accompagnement.
La DOP a mis en place des outils et des méthodes visant à encadrer et piloter les projets (note de cadrage, lettres de mission, revue des projets), ainsi que des dispositifs d'arbitrage (comité des projets) et de coordination opérationnelle.
Deux chargés de projet ont initialement accompagné cette dynamique. Depuis, ils ont évolué vers d'autres fonctions, avec un départ de l'établissement prévu pour l'un d'eux au 22 juin 2025.
Afin de poursuivre la mise en œuvre de ses missions et de consolider son développement, la DOP recherche actuellement, un nouveau chargé de projet.
Contribution à la définition et mise en œuvre des missions de la DOP
La DOP est une direction à l'interface de nombreux partenaires :
La direction générale et la présidence de la commission médicale d'établissement pour lesquelles elle apporte expertise et conseil pour la prise de décision dans le cadre des réorganisations et des déploiements de projets,
Les autres directions avec lesquelles elle joue un rôle de planification, de coordination ou tout autre apport méthodologique.
Les services de soins pour lesquels elle apporte un accompagnement méthodologique et de conduite du changement.
Elle aura vocation à animer l'instance de pilotage des projets qui pourra être créée au sein de l'établissement.
En fonction des besoins identifiés, elle pourra accompagner des projets dans un cadre à définir avec les porteurs des projets ou piloter les projets de manière transversale. Dans tous les cas, elle aura pour mission de mettre en place et de partager des outils et méthodes d'amélioration des processus.
Suivi d'un portefeuille de projets
Les collaborateurs de la DOP, en fonction de leur expertise, se verront confier des projets à accompagner en propre, soit en tant que chef de projet, soit en tant que conseil en gestion de projet pour accompagner le(s) porteur(s) de projets.
Selon les types de projets, leur intervention pourra être sollicitée dès la phase d'étude et de préparation (étude d'opportunité, de faisabilité, définition, structuration, rédaction du projet), jusqu'à la phase de mise en œuvre.
Le partage au sein de l'équipe et en lien avec toutes les parties prenantes restera indispensable.
Savoir-faire
- Raisonnement (esprit de synthèse, clarté, rigueur) : comprendre, recueillir et analyser les éléments constitutifs des projets (besoins, conditions de réussites, risques...)
- Organisation, planification des activités, négociation et communication (définition des étapes, respect des délais, information de toutes les parties prenantes...).
- Animation de groupes, évaluation de la charge de travail.
- Rédaction de courriers, lettres de mission, synthèses de réunion, relevés de décision, procédures, présentations power point, tableaux de suivi des actions.
- Elaboration et mise en œuvre d'outils et/ou méthodes spécifiques aux actions conduites.
- Maîtrise des outils bureautiques
Savoir-être
- Relationnel aisé, esprit d'ouverture, aptitude à la communication et à la négociation.
- Rigueur, méthode et adaptabilité.
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