Office manger expérimenté.e f/h

Valeurs&Valeur recrute pour son client un.e Office Manager expérimenté·e – Rôle stratégique & opérationnel (CODIR)

Vous serez le pivot central de l’organisation, tout en garantissant un cadre de travail où priment la sécurité des opérations, la fiabilité dans la gestion et une relation de confiance construite dans la durée.

Envie de faire la différence ? Alors bonne nouvelle : Vous êtes au bon endroit et ce challenge est fait pour vous !

Notre client est une entreprise en forte croissance, spécialisée dans un secteur technique, international et de niche. Ses clients sont répartis à l’échelle mondiale, avec une présence marquée sur des marchés à haut niveau d’exigence. La structure évolue dans un environnement à la fois complexe, innovant et soumis à de fortes obligations contractuelles.

Dans ce contexte, la fiabilité, la transparence et l’intégrité de la personne en charge des fonctions support sont fondamentales pour garantir une croissance sécurisée.

Nous cherchons un·e Office Manager expérimenté·e, à l’aise dans la complexité, capable de piloter un périmètre stratégique et très opérationnel (admin, RH, finance), aux côtés du directeur général et au sein du CODIR, dans une relation de confiance totale, fondée sur la responsabilité et l’honnêteté.

En tant qu’Office manager, vous jouerez un rôle important dans l’entreprise, puisque vous devrez rendre possible les activités opérationnelles de l’entreprise : fluidifier, organiser et garantir toutes les activités des secteurs administratifs, RH et financiers dont vous serez responsable. Dans ce sens, vous centraliserez les informations des services opérationnels, assurerez la liaison entre les différents services de l’entreprise et garantissez le bon reporting en temps et en valeur. Vous serez le liant de l’entreprise qui cherche à améliorer constamment la qualité du travail collectif. En tant qu’Office Manager membre de Codir, vous occuperez une position centrale dans l’entreprise, avec un double rôle :

* opérationnel, au quotidien, en lien direct avec les activités administratives, RH et financières

* stratégique, en tant que membre du comité de direction, aux côtés du Directeur Général, pour accompagner la structuration de l’entreprise dans un contexte de forte croissance.

Vos principales missions seront les suivantes:

Assurer la gestion financière internationale de la société :

* Élaborer des budgets en co-construction avec les services concernés, en garantissant une information fiable, lisible et exploitable pour la direction
* Élaborer les indicateurs et suivre les tableaux de bord
* Analyser et gérer les flux bancaires internationaux
* Renégocier les contrats fournisseurs internationaux
* Élaborer et suivre les dossiers de prêts bancaires ( BPI, IFSI, assurance prospection…)
* Alerter la direction s' il y a des risques réels ou ressentis (seuil de trésorerie, délais de paiement des clients…) et préparer des actions correctives
* Opérer dans le choix des prestataires comptables, bancaires, assurances…


Assurer la gestion sociale, administrative et comptable de la société :

* Analyser et assurer l’amélioration continue des process administratifs et comptables
* Réfléchir régulièrement l’organisation de son périmètre et proposer des délégations externes
* Gérer l'administration des entrées et sorties de salariés (rédaction des contrats de travail, visite médicale, DUE, mutuelle…)
* Gérer la rémunération des prestataires sous contrats internationaux
* Gérer l’externalisation de la paie et des notes de frais
* Gérer la facturation client
* Gérer la comptabilité en lien avec le cabinet comptable

Assurer les obligations et le support légal de l’entreprise

* Assurer, au sein de la Direction, la liaison avec les services et partenaires externes spécialisés (juridique, fiscal, réglementaire)
* Réaliser et diffuser des reportings liés aux obligations contractuelles ou réglementaires
* Mettre en place des évolutions de reporting en lien avec les contrats clients et partenaires

Assurer l’animation et la dynamique du collectif dans la direction du projet de l’entreprise :

* Construire et animer les rituels d’équipe
* Manager les projets ponctuels d’équipe : Identifier les axes importants (besoins des équipes, de la direction, du projet) et créer les synergies pour mettre l’équipe en dynamique
* Proposer en comité de direction les points clés

Gérer le bon fonctionnement des espaces de travail :

* Assurer le bon fonctionnement des outils de bureau sur site et en télétravail : Accès, confort de travail
* Gérer les prestataires de bureaux : Copropriété, ménage, travaux

Votre meilleur profil :

* Expérience confirmée (minimum 5 ans) sur un poste équivalent ou à périmètre proche
* Expérience réussie dans un environnement exigeant, en forte évolution ou en transformation
* Maîtrise des sujets : finance, comptabilité analytique, RH et contrôle de gestion
* Connaissances des dispositions légales et réglementaires en vigueur ainsi que le droit fiscal et le droit des sociétés
* Aisance dans la gestion de facturation (multi-devises, flux récurrents, fournisseurs, free, etc.)
* Fin.e négociateur.trice et bilingue anglais
* Habitué·e à travailler en autonomie, avec un haut niveau de responsabilité
* Capacité à structurer son périmètre, prioriser, déléguer
* A déjà évolué.e dans un rôle où il fallait être à la fois décisionnaire et dans l’exécution
* Maîtrise d’outils collaboratifs (Slack, Drive, Zoom…)
* Expérience en lien direct avec une direction générale ou comité de direction

Vos nombreuses qualités :

* Vous alliez rigueur, initiative et sens de l’éthique dans votre manière de travailler
* Vous avez une excellente capacité à structurer, prioriser et optimiser les process internes
* Vous êtes facilitateur.rice dans l’âme, résoudre les problèmes vous anime
* Vous êtes à l’aise face à des données et/ou situations complexes (chiffres, TDB, contrat)
* Vous savez trancher, dire non, déléguer et faire avancer les choses
* Vous êtes souple et savez vous adapter : le grand écart au quotidien dans vos missions c’est votre truc !


Ce qui nous fait vibrer chez Valeurs&Valeur

Nous sommes convaincus que chaque Homme/Femme a sa juste place dans l'Entreprise. Mais, dans un monde en mouvement, il n'est plus si facile de la (re)trouver. Or, selon nous, c'est LA clé qui permet à chaque dirigeant d'emmener ses équipes encore plus loin. Et d'avoir des collaborateurs plein d'énergie, le sourire en plus :) C'est la raison pour laquelle nous avons créé des pédagogies innovantes qui permettent à tous les acteurs d'une entreprise d'être plus performants et épanouis à la fois. Comment ? Grâce à des formations comme le Value Training, des journées de facilitation, l'école du management... Et d'autres formats élaborés sur mesure rien que pour vous !

Valeurs&Valeur a une approche différenciante du recrutement.

Prendre en compte les compétences mais pas que. Les valeurs, motivations profondes, talents viennent étayer la façon dont le candidat pourra exprimer son plein potentiel au profit de la performance de l entreprise. Nous avons en tête deux objectifs clés : la réussite du poste grâce à un collaborateur épanoui et performant à sa juste place, et le plein potentiel de l entreprise. Le recrutement chez Valeurs&Valeur implique donc une finesse d approche et une compréhension globale des enjeux de l entreprise.