Secretaire administrative (h/f)

SECRETAIRE ADMINISTRATIVE
Salarié(e) de droit privé-CDD renouvelable, 1 ETP
CONTEXTE
Le dispositif spécifique régional en périnatalité de Mayotte, REPEMA (association loi 1901 créée en 2009) a pour principal objectif d'améliorer, renforcer la qualité et la sécurité de la prise en charge en périnatalité.
Conformément au Code de la santé publique, article L6321-1 du 4 mars 2002, et au cahier des charges national des DSRP réactualisé en 2023 (instruction ministérielle DGOS/R3/DGS/SP1/2023/122 du 3 aout 2023 ), ses missions s'articulent autour de :
- L'optimisation de la coordination et de la communication entre les acteurs de la périnatalité ;
- L'harmonisation des pratiques professionnelles, de la formation, de la diffusion d'informations auprès des professionnels de la santé périnatale ;
- L'information et l'orientation des femmes et des couples dans les parcours de soins.
Répéma est constitué d'usagers, de professionnels de diverses spécialités (gynécologie, obstétrique, pédiatrie...) ayant pour mission d'offrir à la population de Mayotte une offre de santé coordonnée et graduée entre les différents acteurs

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES
En interne : La/le secrétaire travaille au sein de REPEMA, sous la coordination de la Chargée de mission Parcours post-partum, en collaboration avec l'ensemble de l'équipe.
En externe : La/le secrétaire entretient des relations régulières avec les professionnels de santé (sages-femmes, médecins, infirmiers) ainsi qu'avec les équipes des PMI, des maternités et les partenaires locaux intervenant auprès des femmes en post-partum.

MISSIONS DU POSTE
MISSION PRINCIPALE
Assurer la gestion administrative, le suivi des conventions et la facturation des actions réalisées dans le cadre du parcours post-partum, en lien avec les professionnels de santé et les partenaires.
MISSIONS SPECIFIQUES
Facturation & suivi financier
Suivi des prestations réalisées par les partenaires
Vérification des éléments nécessaires à la facturation (présences, justificatifs.)
Préparation et transmission des éléments de facturation
Suivi des paiements en lien avec la responsable administrative et financière
Classement et archivage des pièces justificatives
Conventionnement
Élaboration et mise à jour des conventions avec les partenaires
Suivi des conventions (signature, renouvellement, conformité)
Centralisation et organisation des documents contractuels
Suivi des engagements des partenaires (interventions réalisées)
Appui administratif & organisation
Gestion des mails et du suivi administratif du projet
Mise à jour des bases de données (partenaires, actions, bénéficiaires)
Mise à jour de l'annuaire des professionnels
Appui à l'organisation des réunions (convocations, comptes rendus simples)
Mise à jour des tableaux de suivi (indicateurs, actions)
Appui à la diffusion d'informations (mailing, communication interne)
Profil recherché :
Formation en secrétariat / gestion administrative
Une première expérience en gestion administrative souhaitée
Compétences/connaissances :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel indispensable)
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à suivre des procédures
Aisance avec les chiffres et la gestion administrative
Capacité à travailler en équipe
Discrétion et fiabilité
Esprit d'initiative
Autonomie
Poste basé à Mamoudzou

Salaire : en fonction du profil et de l'expérience + prime d'installation + 13 eme mois au prorata du temps de travail
Poste à pourvoir immédiatement
CV lettre motivation à envoyer à :
CV + Lettre de motivation par email aux 2 adresses suivantes :