Contexte
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12 300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3 300 enseignants et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2 000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.
Fonctions et contexte du poste
Fonctions : Chargé-e des campagnes et des instances RH
Emploi-type : Assistant-e des ressources humaines (J3D45)
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Contrat : CDD 1 an
Mission
La personne chargée des campagnes et instances RH est une des deux personnes référentes sur les questions statutaires et réglementaires relatives aux campagnes collectives nationales et universitaires des personnels BIATSS, enseignant-es-chercheur-euses et enseignant-es et aux instances compétentes (promotions, entretiens de carrière, divers dispositifs RH).
Elle pilote et coordonne ces différentes campagnes, principalement celles des BIATSS, en lien avec les services RH de gestion et participe à l'animation des réseaux RH de gestion collective.
Elle pilote ou coordonne la consultation des instances et commissions de l'université et est l'interlocutrice, dans ce cadre, des services RH de gestion, de la direction des affaires juridiques et institutionnelles et des services ministériels et académiques.
Elle contribue dans le cadre de ses missions aux projets de transformation numérique et de simplification RH de l'établissement.
Activités principales
* Anticiper, programmer et sécuriser les procédures et les instances
* Préparer les travaux préalables à l'organisation des campagnes, instances et commissions dans le strict respect du cadre réglementaire et des calendriers de gestion ministériels, rectoraux et établissement
* Organiser les instances et commissions (convocations, réservation des salles, diffusion des calendriers et des informations…)
* Préparation des documents et tableaux de synthèse pour les réunions préparatoires, instances et commissions
* Contrôle et consolidation des données et des dossiers en lien avec les services RH
* Eédition, élaboration, transmission, des dossiers au ministère ou au rectorat dans le respect des calendriers
* Produire les bilans quantitatifs et qualitatifs à destination de la gouvernance et des instances
* Assurer la communication institutionnelle
Autres activités
* Poursuivre la mise en place de plateformes dématérialisées
* Participation à la sécurisation des actes et procédures administratifs
* Conduite d'ateliers de procédures internes
* Conduite de projet en fonction de l'évolution de la réglementation
Conduite de projets : Oui
Encadrement : Non
Conditions particulières d'exercice
Variabilité très ponctuelle des horaires de travail en fonction des échéances fixées.
Connaissances transversales requises
* Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
* Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
* Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
* Statut de la fonction publique et de la gestion des ressources humaines
* Droit public (notions de base)
Savoir-faire
* Capacité à élaborer des documents d'analyse et de synthèse
* Capacité à gérer les priorités en tenant compte des contraintes, des échéances et de la sensibilité des dossiers
* Capacité à travailler en réseau
* Capacité à conduire des projets
Savoir-être
* Bon relationnel et sens du travail en équipe
* Disponibilité et réactivité
* Organisation et rigueur
* Sens du service public
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