La secrétaire assistante participe et contribue au circuit du médicament, en lien avec les professionnels médicaux, paramédicaux et administratifs.
MISSIONS PRINCIPALES :
- Accueil physique et téléphonique
- Filtrage et orientation des appels et demandes téléphoniques internes et externes.
- Renseignement des interlocuteurs
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage et photocopies)
- Gestion des factures et des marchés de médicaments et de dispositifs médicaux
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus de réunion
- Saisie et mise en forme des documents pharmaceutiques
- Gestion des envois et des réceptions de documents
- Préparation - classement et archivage des dossiers
- Gestion de la bibliothèque de la PUI
- Secrétariat de la réunion fonctionnelle hebdomadaire de la PUI :
· Participation à la réunion
· Rédaction et archivage du relevé de réunion, après validation
· Rédaction et mise à jour des fiches actions, après validation
- Gestion des plannings des pharmaciens et des étudiants (internes et externes en pharmacie)
- Gestion des fournitures de bureau
- Organisation et agencement de la bibliothèque de la pharmacie
- Suppléance lors des absences des secrétaires du Pôle PMO pour des activités ciblées et pour l’accueil secrétariat
MISSIONS SPECIFIQUES :
Gestion des factures des médicaments et dispositifs médicaux :
§ Réception quotidienne, tri et rapprochement des factures
§ Liquidation des factures
Gestion des marchés des médicaments et des dispositifs médicaux
§ Assistance des pharmaciens responsable des marchés
§ Enregistrement, suivi et gestion quotidienne des avenants
§ Enregistrement dans le logiciel de Gestion Economique et Financière informatique (GEF) des nouveaux marchés
§ Transmission des pièces justificatives au trésorier
Gestion documentaire
o Revues (abonnements, réception, archivage)
o Approvisionnement en documents papier à disposition des personnels de la PUI
o Tenue à jour du tableau d’affichage pour les personnels de la PUI
o Préparation et mise à jour des documents d’accueil des étudiants de 5ème année Hospitalo-Universitaire
o Gestion des fiches de congés des pharmaciens, des étudiants
o Gestion de la reprographie des documents de communication de la PUI (Info-Soignant, Fiche de Bon Usage, Lettre de l’Apothicaire, compte rendu, plan d’interventions.)
Secrétariat du Système Qualité de la Prise En Charge Médicamenteuse (PECM)
o Saisie et mise en forme des procédures
o Saisie et mise en forme des audits
o Suivi des fiches actions
o Suivi de la Gestion Documentaire informatique
o Suivi et mise en forme des tableaux de suivis des actions d’amélioration
o Secrétariat du bureau PECM :
§ Envoi, aux membres, de l’ordre du jour, après validation
§ Participation à la réunion
§ Rédaction et transmission du compte rendu, après validation
Etablissement du bilan annuel de la PUI
En cas de besoin
- Participation aux missions de l’ensemble des secrétariats du pôle PMO
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