Raison d'être du poste
En tant que collaborateur.trice direct.e de la chefferie de service, assurer les fonctions relatives à son secrétariat, en coordination avec la direction et les circonscriptions de service social, afin den garantir le bon fonctionnement administratif et logistique ainsi que de planifier lactivité, de façon méthodique, réactive et fiable.
Missions principales
- Organiser lagenda de la chefferie de service, prendre des rendez-vous en fonction des priorités et garantir lorganisation des réunions (rédaction des ordres du jour, préparation des dossiers, convocations, réservation de salle et logistique, respect des délais de transmission), en lien avec des interlocuteurs internes et externes.
- Assurer laccueil téléphonique du service, transmettre les informations aux interlocuteurs et assurer le suivi des messages auprès des différents interlocuteurs du service.
- Assurer une coordination entre la chefferie de service et la direction ainsi quentre la chefferie de service et les différents bureaux du service et les circonscriptions de service social.
- Organiser la circulation des informations, en garantir la confidentialité, le suivi et en assurer le classement.
- Assurer un soutien administratif auprès des bureaux du service, en lien avec les circonscriptions de service social (par exemple, en créant des outils de suivi et de pilotage partagés).
- Veiller au bon circuit des parapheurs et en garantir la relecture.
- Contribuer à la logistique du bureau et accompagner larrivée de nouveaux/velles collaborateurs/trices.
- Assister la chefferie de service dans toute mission ou activité dordre administratif qui nécessite un concours.
Profil
Bac ou BTS au minimum ou expérience significatve d'assistant-e de direction
Informations complémentaires
À partir de janvier, le Département sinstallera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment % inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
Un nouvel environnement de travail à limage des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !
Tous nos postes sont handi-accessibles.
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