Office manager

Le Groupe Monassier, 1er réseau notarial français fort de 23 offices membres représentant 150 notaires et 450 collaborateurs, recrute pour son secrétariat général basé à Paris (8ème) un(e) office manager. Composé de 10 salariés, le Secrétariat général met en œuvre l’ensemble des décisions du Groupe adoptées par l’Assemblée générale, le Comité stratégique et la Présidente. POSITIONNEMENT DE l’OFFICE MANAGER DANS LE SECRETARIAT GENERAL Hiérarchiquement placé(e) sous la responsabilité du Secrétaire général adjoint. MISSION GLOBALE Le suivi logistique et administratif du Secrétariat général. MISSIONS ET ACTIVITES Mission 1 : Assurer l’accueil téléphonique et physique du Secrétariat général - Accueil physique : Préparation (catering, blocs-notes, technique) et gestion des salles Accueil des rendez-vous Aide à l’utilisation des ressources techniques (PC, visioconférence, …) - Accueil téléphonique, prise de messages - Traitement du courrier (y compris affranchissement) et des livraisons Mission 2 : Assurer la logistique du Secrétariat général - Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs du Groupe (fournitures, climatisation, ménage, téléphone, informatique, télécopie, petites réparations, commandes groupées, etc.) - Gestion des stocks des fournitures (consommables et autres) - Organisation matérielle et technique des réunions en présentiel et en visioconférence - Assemblées générales et Comités stratégiques élargis : participation à l’organisation logistique en amont et pendant l’événement. Mission 3 : Assurer la gestion administrative des instances statutaires (Assemblées générales, Comités stratégiques, Comités particuliers) et des pôles de compétences - Convocation, suivi des présences, feuilles de présence - Suivi administratif des structures en lien avec les offices assurant le secrétariat juridique - Suivi administratif de la relation avec les sociétés filiales - Gestion du planning des réunions - Relations avec les offices, l’OPCA-PL et le CSN (habilitation) - Mise à disposition sur le réseau social interne des attestations de formation aux notaires Mission 4 : Effectuer les tâches de secrétariat/assistanat du Secrétaire général - Mise en forme de documents et de courriers - Organisation de rendez-vous et de déplacements - Gestion de l’agenda partagé et de la boîte mail générale - Suivi des indicateurs d’activité du secrétariat général - Appui à l’événementiel ET SELON PROFIL Mission 5 : Assurer la gestion administrative et comptable du Secrétariat général, en lien avec le cabinet d’expertise comptable - Établissement des règlements fournisseurs - Remise chèques à l’encaissement - Établissement des factures clients et suivi des règlements - Suivi de la trésorerie de 3 structures - Transmission des pièces au cabinet d’expertise comptable - Inventaire des stocks et leur chiffrage - Archivage des pièces comptables - Suivi et transmission des variables RH du secrétariat général (congés, RTT, arrêts maladie, médecine du travail…) et des variables des offices membres et des partenaires internationaux (adresses, associés, coordonnées bancaires…) COMPETENCES REQUISES Soft skills - Sens sur service et du contact - Travail en équipe - Communication - Excellente présentation et élocution - Rigueur - Gestion des priorités (sang-froid/réactivité) - Débrouillardise (polyvalence et tout terrain) Compétences techniques Maîtrise du Pack Office (en particulier Word (fusion publipostage / styles) / Outlook) Maîtrise des outils informatique (dont une ou plusieurs solutions de visio conférence) Et, selon profil (mission 5) : Excel et compréhension des flux économiques d’une entreprise et des flux comptables. ORGANISATION DU TRAVAIL 35h hebdomadaires Semaine de 4 jours (M-M-J-V)