Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice ou du directeur de Cabinet, vous êtes, au sein pool des secrétaires du Cabinet, en charge de la gestion du courrier de la Maire et du Président de Dijon métropole. Outre cette mission spécifique, vous assurez une mission polyvalente de secrétariat pour l’ensemble des tâches afférentes au Cabinet, en bonne coordination avec vos collègues secrétaires et pouvez assurer vos remplacements mutuels pendant les périodes de congés. Vous êtes, au titre de vos missions, en lien fréquents avec l’ensemble des secrétariats des services internes. - gestion quotidienne du courrier entrant, tri, diffusion interne, suivi des réponses et préconisations - gestion quotidienne des invitations entrantes, tri et transmission - gestion du suivi des courriers et parapheurs - rédaction de courriers simples aux usagers, à l’administration ou aux institutions, rédaction de compte rendus de rendez-vous ou réunions - accueil téléphonique - classement et archivage - - mises sous pli - tâches administratives diverses Profil recherché APTITUDES PROFESSIONNELLES - excellente maitrise des outils bureautiques : gestion de messagerie, traitement de texte, mise en forme de documents, tableur, publipostages - sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités ou des urgences - très bonne maitrise de l’orthographe et de la syntaxe - connaissance de la collectivité et de l’environnement institutionnel QUALITES SOUHAITEES - polyvalence - discernement - sens du travail en équipe - discrétion
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