Assistant administratif auprès du sous-préfet de muret

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:

Assistant administratif de direction : au niveau du secrétariat particulier du sous-préfet et des cadres de la sous-préfecture :

- secrétariat et assistance administrative : coordination sur les missions départementales confiées au sous-préfet de Muret en qualité de référent départemental : cabanisation, France 2030, schéma départemental pour l'accueil des gens du voyage, pôle énergies renouvelables, CODERST, CDAC, urbanisme (avis divergents hors arrondissement et pour l'arrondissement) : préparation des dossiers et des réunions, en coordination avec la secrétaire particulière du sous-préfet (tenue de l'agenda), les cadres de la préfecture et les services extérieurs compétents.

- intérim du secrétariat particulier du sous-préfet en cas d'absence de l'agent titulaire

- gestionnaire fonctions support :

- suivi du budget de fonctionnement de la sous-préfecture : en relation avec le Service des Moyens et du Budget (SMB) au SGCD : passation des commandes, enregistrement et suivi des paiements ;

- prise en charge du traitement du courrier arrivée et départ de la sous-préfecture (affranchissement, tri du courrier pour le réservé et la répartition dans les services internes, gestion des courriers LR/AR), pour l'intérim en cas d'absence de l'agent titulaire ;

- correspondant archives auprès des Archives Départementales pour la conservation et la destruction des archives des services de la sous-préfecture : relations avec la correspondante des archives départementales et le SMB pour organiser les destructions et versements aux archives départementales.

- Mission annexe : assistant de prévention : pour la mise à jour du document unique de la sous-préfecture, les mesures à faire mettre en oeuvre en matière de sécurité et d'hygiène pour le personnel de la sous-préfecture et de la résidence de fonctions (en coordination avec le SGCD, service prévention), avec participation au CSA si sujet mis à l'ordre du jour

Votre environnement professionnel

Activités du service

Secrétariat particulier en lien direct avec le sous-préfet et les cadres de la sous-préfecture

Composition et effectifs du service

La sous-préfecture se compose de 4 cadres de catégorie A, 4 catégorie B, 10 catégorie C de la filière administrative dont 1 contractuel et 2 vacataires, 2 catégorie C de la filière technique ainsi que 3 volontaires du Service Civique

Liaisons hiérarchiques

- Le sous-préfet de Muret

- La secrétaire générale de la sous-préfecture

- La secrétaire générale adjointe de la sous-préfecture


Liaisons fonctionnelles

Services de la sous-préfecture, préfecture, services extérieurs, élus et collectivités, entreprises, associations